E-Mail-Updates, denen Ihr Hostel-Team vertrauen kann

Gäste informiert halten und das Team aufeinander abstimmen

Hostel Mate verfolgt jede Reservierung und verschickt automatisch eine freundliche E-Mail, die Ankunftsdetails, Zahlungsstatus und Hausregeln enthält. Reisende erhalten, was sie brauchen, und Ihr Team sieht denselben Verlauf im PMS.

Das ist der einfachste Weg, die Kommunikation im Hostel-Management übersichtlich zu halten: keine Weiterleitungsketten, keine vergessenen Bestätigungen – nur klare Updates in den Posteingängen aller.

Warum automatisierte E-Mails Hostel-Teams helfen

• Einheitlicher Ton: Jede Nachricht bewahrt die Persönlichkeit Ihres Hostels – bis hin zur Signatur.
• Auslöser in Echtzeit: Bestätigungen, Änderungen und Stornierungen gehen Sekunden nach Eingang im PMS heraus.
• Weniger manuelle Aufgaben: kein Kopieren und Einfügen mehr zwischen Postfächern – das Team kann sich auf das Begrüßen der Gäste konzentrieren.
• Nachweis auf Abruf: Jede E-Mail wird direkt bei der Buchung protokolliert, sodass das Team jedes Versprechen mit zwei Klicks nachlesen kann.

Gäste fühlen sich gut betreut, und das Team vertraut darauf, dass das PMS allen dieselbe Botschaft vermittelt.

Einmal einrichten und laufen lassen

Hinterlegen Sie Ihre SMTP-Zugangsdaten in Hostel Mate, wählen Sie die benötigten Vorlagen aus und speichern Sie.

Sie brauchen eine Auffrischung? Sehen Sie sich die Anleitung zur E-Mail-Einrichtung für Screenshots und Tipps zur Fehlerbehebung an.

Ein schneller Erfolg an der Rezeption

Eine Gruppe kam spät abends an, nachdem ihr Zug ausgefallen war. Dank der automatisierten E-Mail mit Türcodes und Hinweisen zu Ruhezeiten konnten sie sich selbst Zutritt verschaffen, ohne den Manager im Bereitschaftsdienst zu wecken.

Am nächsten Morgen waren die Antworten bereits in Hostel Mate protokolliert, sodass der Check-in beim Frühstück in wenigen Minuten erledigt war.

Überlassen Sie der E-Mail die Routine

Aktivieren Sie die Integration einmal und nutzen Sie sie täglich: reibungslosere Hostel-Kommunikation, bessere Gästebewertungen und weniger nächtliches Wühlen im Posteingang.