Gäste-E-Mail-Posteingang für Hostels
Schluss mit Tab-Wechseln und chaotischen E-Mail-Threads. Mit dem Gäste-Posteingang von HostelMate siehst du alle E-Mails an deine Gäste und antwortest direkt in der Plattform – übersichtlich, im Chat-Stil und so klar, dass dein ganzes Team jederzeit mitkommt.
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Hi! Our train is delayed. Could we arrive around 11 PM?
Ein zentraler Posteingang für Gäste-E-Mails (nicht dein privates E-Mail-Konto)
Ein Posteingang. Jeder Gast. Jede E-Mail.
Gästekommunikation sollte nicht auf fünf verschiedene Orte verteilt sein. Der HostelMate Posteingang gibt dir einen zentralen, aufgeräumten Platz, an dem dein Team Gäste-E-Mails ohne das übliche Chaos bearbeiten kann.
Stell’s dir so vor:
Gästeliste links (damit du in Sekunden zwischen Gesprächen springen kannst)
Konversation rechts (Antworten fühlen sich an wie Chat – sind aber weiterhin E-Mail)
Eine klare Timeline, die manuelle Antworten und automatisierte E-Mails zusammen zeigt
Kein „Wer hat darauf geantwortet?“ mehr. Kein „Haben wir die Check-in-Infos schon geschickt?“ mehr. Keine Nachrichten mehr, die irgendwo im privaten Posteingang untergehen.
Eine eigene E-Mail-Adresse für deine Unterkunft – ohne Verknüpfen, ohne Stress
Das ist der Teil, den die meisten Teams richtig feiern: Du musst kein Gmail, Outlook oder sonst irgendwas verbinden.
HostelMate stellt für jede Unterkunft eine eigene E-Mail-Adresse bereit. Gäste-Nachrichten landen automatisch in deinem HostelMate Posteingang. Dein Team liest und antwortet direkt im PMS – und alles bleibt sauber an einem Ort gespeichert.
Was das im Alltag bedeutet:
Neue Mitarbeitende können ab Tag 1 antworten
Gespräche verschwinden nicht, nur weil jemand Schichtwechsel hat
Eigentümer haben Einblick, ohne Zugriff auf private Postfächer zu brauchen
In Sekunden antworten – mit Vorlagen (ohne nach Roboter zu klingen)
Es gibt Nachrichten, die du jeden Tag verschickst: Check-in-Zeiten, Anfahrt, Schließfächer, Infos zur späten Anreise, Hausregeln, Zahlungen, Frühstückszeiten.
Statt Copy-Paste nutzt du Vorlagen: schneller antworten, gleicher Ton im Team, weniger Tipperei.
Vorlagen, die du wirklich nutzt:
Templates
Und wenn ein Gast etwas Ungewöhnliches fragt? Dann antwortest du ganz normal. Vorlagen sind zum Zeit sparen da – nicht, um dich zu ersetzen.
Endlich sehen, welche automatischen E-Mails wirklich rausgegangen sind
Wenn du automatisierte E-Mails verschickst, brauchst du Klarheit. Nicht nur ein „wird schon gesendet worden sein“.
In jedem Gast-Thread siehst du die automatischen E-Mails direkt neben deinen manuellen Antworten. So hat das ganze Team Kontext, bevor jemand auf „Senden“ klickt.
Das heißt: weniger doppelte Nachrichten, weniger Widersprüche – und deutlich weniger „Sorry, das war ein Versehen!“.
Gemacht für echten Hostel-Alltag (auch wenn’s gerade brennt)
Am Front Desk geht’s schnell. HostelMate Inbox ist genau für diese Momente gebaut: Du checkst jemanden ein, gehst ans Telefon und hast Walk-ins – alles gleichzeitig.
Kleine Details, die viel ausmachen:
Saubere Gesprächshistorie, damit jede Person sofort übernehmen kann
Schneller Wechsel zwischen Gästen über die linke Seitenleiste
Eine einfache Oberfläche, die sich wie Chat anfühlt (weil E-Mail nicht nach Bürokratie aussehen muss)
So funktioniert’s
- 01
Schritt 1
HostelMate erstellt die eigene E-Mail-Adresse für deine Unterkunft
- 02
Schritt 2
Gäste schreiben dir wie gewohnt per E-Mail
- 03
Schritt 3
Die Nachrichten landen automatisch im HostelMate Posteingang
- 04
Schritt 4
Gast anklicken → kompletten Verlauf lesen → direkt in der Plattform antworten
- 05
Schritt 5
Vorlagen nutzen, wenn’s Routine ist – normal schreiben, wenn’s persönlich ist
- 06
Schritt 6
Automatisierte E-Mails erscheinen in derselben Timeline, damit nichts verloren geht
Typische Situationen (in denen dir das echt den Tag rettet)
Späte Anreise, last-minute Stress
Ein Gast schreibt: „Zug verspätet. Ich komme nach Mitternacht.“ Statt in Postfächern zu suchen, öffnest du HostelMate, klickst den Gast an, schickst die Vorlage für späte Anreise – fertig.
„Können wir die Daten ändern?“
Du siehst den kompletten Verlauf plus die automatischen E-Mails, die schon rausgingen. Du antwortest mit Kontext – nicht nach Bauchgefühl.
Owner will Überblick, Team will Tempo
Das Team arbeitet schnell. Eigentümer sehen, was rausgeht. Alle bleiben aligned – ohne Extra-Tools.
FAQs zum Gäste-E-Mail-Posteingang
Es ist E-Mail – aber in HostelMate fühlt es sich wie Chat an, weil alles sauber als Thread angezeigt wird und super leicht zu verfolgen ist.
Nein. Jede Unterkunft bekommt eine eigene E-Mail-Adresse, und alles läuft automatisch.
Ja. Automatisierte E-Mails erscheinen in der Konversation-Timeline des Gasts – so weißt du immer, was rausging.
Ja. Die Vorlagen sind für die typischen, wiederkehrenden Antworten gedacht, die dein Team jeden Tag verschickt.
Es ist für Teams gebaut. Alle sehen dieselbe Historie – Übergaben werden dadurch wirklich einfach.
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