Hostel-reserveringssysteem: De praktische gids (en waar Hostel Mate past)
Een hostel runnen is anders dan een hotel. Je verkoopt bedden en een mix van slaapzalen en privékamers, je hebt pieken in vraag en je zit op meerdere OTA’s (vaak Hostelworld, Booking.com, Airbnb) plus je eigen website. Een hostel-reserveringssysteem trekt dit samen, zodat je bedden vult zonder overboekingen, je prijzen scherp blijven en gasten een soepele ervaring hebben.
Een hostel runnen is anders dan een hotel. Je verkoopt bedden en een mix van slaapzalen en privékamers, je hebt pieken in vraag en je zit op meerdere OTA’s (vaak Hostelworld, Booking.com, Airbnb) plus je eigen website. Een hostel-reserveringssysteem trekt dit samen, zodat je bedden vult zonder overboekingen, je prijzen scherp blijven en gasten een soepele ervaring hebben.
Deze gids laat zien wat belangrijk is, hoe alles in elkaar grijpt en waar Hostel Mate helpt.
Het is de stack die beschikbaarheid van bedden en kamers, prijzen, boekingen, betalingen en gastcommunicatie over alle kanalen regelt. In de praktijk combineert het drie onderdelen:
- Property Management System (PMS), je dagelijkse operatie: één kalender, bed/kamer-toewijzing, check-in/out, housekeeping.
- Booking Engine, je directe boekingsstroom op je website (zonder commissie).
- Channel Manager, live tweerichtingskoppeling met OTA’s zodat tarieven/beschikbaarheid overal tegelijk updaten.
Slaapzalen zijn dynamisch: gasten boeken losse bedden, groepen worden verdeeld over kamers, en je zet soms snel een slaapzaal om naar een privékamer. Een systeem dat echt voor hostels is gemaakt volgt beschikbaarheid per bed, niet alleen per kamer, zodat je niet dubbel verkoopt en je gemengde inventaris winstgevend blijft. OTA-instellingen voor dorms en bed-mapping onderstrepen dit.
1) PMS voor hostels
- Kalender voor bedden & kamers met snelle toewijzing
- Snelle check-in/check-out; housekeeping-status
- Rapportages en financiële snapshots
- Multi-property bediening als je meerdere locaties runt
2) Booking engine (directe boekingen)
- Mobiel-vriendelijke flow waarin gasten bedden of privékamers kiezen, extra’s toevoegen en online betalen
- Werkt met metasearch (bijv. Google Hotel Ads) om meer directe vraag binnen te halen
Channel manager (distributie)
Realtime sync met Hostelworld, Booking.com, Airbnb en 100+ andere kanalen, zodat updates direct doorstaan en overboekingen naar nul gaan
Stuurt prijzen/restricties uit, haalt boekingen binnen en mappt bed-/slaapzaaltypes correct
Hoe Hostel Mate past: Hostel Mate combineert PMS + Booking Engine + Channel Manager met bedniveau-inventaris en 100+ OTA-integraties, en biedt handleidingen om Hostelworld, Booking.com en Airbnb stap voor stap te koppelen. Ook metasearch-ondersteuning (bijv. Google Hotel Ads) staat erbij.
- Bedniveau-inventaris & mapping van dorm/kamer
- Tweerichtings channel manager voor Hostelworld, Booking.com, Airbnb (plus de andere kanalen die je gebruikt)
- Directe booking engine met promotiecodes, add-ons, belastingen/toeslagen en meerdere valuta
- Betalingen & facturatie (PCI-bewuste gateways zoals Stripe), automatische kosten & refunds
- Automatische berichten (pre-arrival, huisregels, reviewverzoeken) via e-mail/WhatsApp
- Rapportage & prijstools (LOS-regels, stop-sell, dynamische prijzen)
- Multi-property/CRS als je meer dan één hostel hebt
- API’s & integraties (deursloten, POS, chat, metasearch)
- Transparante prijzen en snelle support
- De prijspagina van Hostel Mate toont veel hiervan (bedniveau-inventaris, booking engine, channel manager met 100+ kanalen, metasearch, betalingen, rapportage en rolrechten).
- 01Zoeken & ontdekken: Een reiziger vindt je via Hostelworld of Google.
- 02Boeking: Overal ziet men dezelfde prijs en beschikbaarheid (dankzij de channel manager) en de reservering wordt afgerond op een OTA of jouw booking engine.
- 03Sync: De boeking staat direct in het PMS; dat bed wordt op alle kanalen dichtgezet.
- 04Voor aankomst: Automatische berichten regelen route-info, check-in tijden en upsells.
- 05Check-in: ID wordt gescand, betaling vastgelegd en de bedtoewijzing is duidelijk voor het team.
- 06Verblijf: Housekeeping ziet live kamer/bed-status.
- 07Check-out: Bon wordt gestuurd, borg afgehandeld, review gevraagd en het bed gaat weer open.
- Eerst de bedlogica: Check echte bedniveau-sturing en hulp bij dorm-mapping. (Dorm-setup wordt door grote OTA’s expliciet ondersteund en vraagt correcte mapping.)
- Distributie-fit: Moet koppelen met Hostelworld/Booking.com/Airbnb met bewezen flows.
- Directe vraag: Een schone booking engine en optionele metasearch-koppeling.
- Betalingen & compliance: PCI-bewuste gateways, veilige afhandeling en GDPR-houding.
- Totale kosten & voorwaarden: Transparante maandprijzen, kortingen voor meerdere locaties. (Hostel Mate publiceert de actuele plannen.)
- Alles-in-één: PMS voor hostels, Booking Engine, Channel Manager
- Integraties: 100+ kanalen waaronder Hostelworld, Booking.com, Airbnb (met publieke koppelgidsen)
- Direct & metasearch: Booking engine + ondersteuning voor Google Hotel Ads/Trivago
- Gemaakt voor bedden: Bedniveau-inventaris en tools voor meerdere locaties
- Prijzen: Transparante plannen (zoals vandaag vermeld) en een gratis proef op de site
- Ontdek: Channel Manager, Booking Engine, Front Desk, Pricing.
Bereit für die VerwaltungIhres Traum-Hostels?
Veelgestelde vragen
Hostels hebben bedniveau-inventaris en dorm-mapping nodig. Veel hotel-only systemen zijn kamergebaseerd en voorkomen geen overboekingen op bedniveau in gemengde inventaris. OTA-richtlijnen voor dorms bevestigen dit.
Ja. Een channel manager houdt prijzen en beschikbaarheid gelijk over Hostelworld, Booking.com, Airbnb en meer, minder handwerk en bescherming tegen dubbele boekingen.
Hostel Mate publiceert stap-voor-stap koppelgidsen voor al deze kanalen.
De prijs hangt af van functies en grootte van je accommodatie. Hostel Mate vermeldt actuele Basic- en Advanced-maandplannen op de prijspagina. (Check de pagina voor de tarieven van vandaag.)