Importieren Sie Ihre bestehenden Daten in Hostel Mate
Der Wechsel zu einem neuen Hostel-PMS sollte nicht bedeuten, bei null anzufangen. Wenn Sie bereits ein anderes System nutzen und Ihre Daten exportieren können, hilft unser Support-Team dabei, sie in Hostel Mate zu importieren, meist in weniger als 24 Stunden.
Ein PMS-Wechsel muss nicht bedeuten, dass Ihre Daten verloren gehen
Das ist meistens die erste Frage, wenn jemand über einen Systemwechsel nachdenkt: Was passiert mit allem, was ich schon habe?
Und das ist vollkommen berechtigt.
Vielleicht haben Sie bereits zukünftige Reservierungen im Kalender, Gastdaten im System, eingerichtete Zimmer und Betten, Notizen an Buchungen und ein Team, das sich keinen chaotischen Umstieg leisten kann.
Genau deshalb haben wir unser Onboarding rund um Migrationsunterstützung aufgebaut.
Wenn Ihr aktuelles PMS einen Datenexport zulässt, prüfen wir die Dateien mit Ihnen gemeinsam und helfen dabei, die wichtigen Teile nach Hostel Mate zu übertragen, damit Sie Ihren Betrieb nicht von vorne neu aufsetzen müssen.
Wir importieren Ihre kommenden Buchungen und, wenn es sinnvoll ist, auch ausgewählte historische Reservierungsdaten, damit Sie den Kalender nicht von Grund auf neu aufbauen müssen.
- Check-in- und Check-out-Daten
- Zimmer- oder Bettenzuweisungen
- Gastnamen
- Preise und Buchungssummen
Ein einfacher Migrationsprozess, gemeinsam mit Ihnen
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1. Sie exportieren Ihre Daten aus dem aktuellen System
Dazu gehören in der Regel Reservierungsdaten, Gastinformationen und alle weiteren Berichte, die Ihr aktuelles PMS bereitstellen kann.
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2. Sie senden die Dateien an unser Support-Team
Sobald wir die Dateien haben, prüfen wir sie und sehen uns an, was sauber importiert werden kann.
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3. Wir ordnen die Daten Hostel Mate zu
Wir strukturieren die Daten so, dass sie zu den richtigen Feldern und zur richtigen Kontostruktur in Ihrem neuen Account passen.
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4. Wir importieren alles in Hostel Mate
Sobald alles vorbereitet ist, übernehmen wir den Import für Sie.
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5. Sie prüfen das Setup vor dem Go-live
Bevor Sie vollständig umstellen, können Sie kontrollieren, ob Reservierungen und Setup stimmen. Lieber einmal sauber geprüft als später im Tagesgeschäft Probleme bekommen.
Schnelles Onboarding mit echtem Support
Wenn die Dateien bereit sind, kann unser Support-Team den Import meist in weniger als 24 Stunden abschließen.
Diese Geschwindigkeit zählt. Die meisten Hostels haben keine freie Zeit, um zukünftige Buchungen manuell neu aufzubauen oder vermeidbare Fehler nach dem Start auszubügeln.
Ein supportgeführter Import gibt Ihnen einen deutlich saubereren Start und hilft dem Team, sich auf den Live-Betrieb zu konzentrieren statt auf Schadensbegrenzung.
Ein wichtiger Unterschied: Ihr PMS ist nicht dasselbe wie Ihre Buchungskanäle
Genau hier werden viele Migrationsseiten unsauber. Halten wir es also klar.
Wenn Sie von Cloudbeds oder BananaDesk wechseln, sprechen wir über Systeme, mit denen Sie Ihre Unterkunft bereits betreiben. Plattformen wie Booking.com, Airbnb und Hostelworld sind etwas anderes: Das sind Kanäle, über die Gäste buchen.
Das bedeutet, dass es im Onboarding zwei getrennte Aufgaben gibt: Ihre Daten aus dem aktuellen PMS übernehmen und Ihre Buchungskanäle verbinden. Beides hängt zusammen, ist aber nicht dasselbe.
Wenn Sie Ihre Buchungskanäle verbinden, sollten Sie nicht automatisch davon ausgehen, dass jede Reservierung aus der Zeit vor der Verbindung genau so in Hostel Mate auftaucht, wie Sie es erwarten.
Bei manchen Kanälen können kommende Reservierungen über das Verbindungssetup verfügbar werden. Andere brauchen mehr Aufmerksamkeit, besonders bei Buchungen, die schon vor der Kanalverbindung bestanden haben.
Der sicherste Weg zum Go-live
1. Exportieren Sie Ihre aktuellen Daten: Ziehen Sie die Dateien aus Ihrem bestehenden PMS.
2. Importieren Sie die wichtigen Buchungen und Gastdaten in Hostel Mate: So haben Sie eine verlässliche Basis im neuen System.
3. Prüfen Sie Ihr Setup: Kontrollieren Sie Zimmer, Betten, Reservierungen und Verfügbarkeit.
4. Stellen Sie sicher, dass zukünftige Reservierungen berücksichtigt sind: Vor allem alles, was schon vor der Kanalaktivierung existierte.
5. Verbinden Sie Ihre Kanäle und gehen Sie live: Wenn wichtige Buchungen und das Setup sauber stehen, ist der Wechsel deutlich sicherer.
- Reservierungsexporte
- Gastdatenexporte
- Zimmer- oder Betten-Setup
- Informationen zu Zimmertypen
- Details zu Rate-Plans, falls relevant
- Ihr geplantes Go-live-Datum
Wenn Sie nicht sicher sind, welche Berichte Sie exportieren sollen, ist das in Ordnung. Wir sagen Ihnen, was wirklich sinnvoll ist. Der Prozess soll praktikabel bleiben und nicht in einen Admin-Marathon ausarten.
Häufige Fragen
Ja. Wenn Ihr aktuelles PMS Reservierungsdaten exportieren kann, kann unser Support-Team die Dateien prüfen und Ihnen helfen, die nutzbaren Daten in Hostel Mate zu importieren.
Ja. Wenn Sie die richtigen Daten aus Cloudbeds exportieren können, sehen wir uns die Dateien an und helfen Ihnen dabei, sie in Hostel Mate zu übernehmen.
Ja. Wenn sich die Daten in einem nutzbaren Format exportieren lassen, prüfen wir sie und helfen Ihnen beim Import in Hostel Mate.
In vielen Fällen ja. Das hängt davon ab, was Ihr aktuelles System im Export mitliefert und wie die Daten strukturiert sind.
Oft ja. Wenn diese Informationen in Ihren Dateien enthalten sind, prüfen wir sie und schauen, wie wir sie am besten übernehmen.
Wenn Ihre Exportdateien bereit sind, kann unser Support-Team den Import in der Regel in weniger als 24 Stunden durchführen.
Nein. Wenn sich Ihre Daten exportieren lassen, können wir oft helfen, die wichtigen Teile zu übernehmen, damit Sie das Setup nicht per Hand neu bauen müssen.
Auch das kann funktionieren. Wir können Tabellenexporte prüfen und Ihnen sagen, was sich daraus importieren lässt.
Nicht immer genau so, wie viele es annehmen. Je nach Setup können kommende Reservierungen verfügbar sein, bestehende Buchungen sollten aber trotzdem Teil des Migrationsplans bleiben und geprüft werden.
Wenn bereits Hostelworld-Buchungen bestehen, bevor die Verbindung aktiv ist, sollten diese vor dem Go-live sauber berücksichtigt werden.
Stellen Sie sicher, dass bestehende Reservierungen abgedeckt sind, prüfen Sie Ihr Setup, bestätigen Sie die zukünftigen Buchungen und schalten Sie erst dann vollständig live.
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