Hostel Mate Fallstudien

Herausforderungen: Uneinheitliche Raten, die auf mehreren Online-Reiseportalen veröffentlicht wurden, kombiniert mit veralteten Belegungsdaten, führten häufig zu Abweichungen und Überbuchungen. Das Team verbrachte einen großen Teil des Tages mit der manuellen Bestandsaktualisierung – mit Fehlern und frustrierten Gästen als Folge.

Vorgehen: Durch die Implementierung des Hostel Mate Channel-Managers bündelte die Unterkunft alle Preisänderungen und Verfügbarkeitsupdates in einem einzigen Dashboard. Daten wurden in Echtzeit synchronisiert, wodurch wiederholte manuelle Eingaben entfielen. Mitarbeitende konnten die Belegung leicht nachverfolgen und auf Basis einer einheitlichen Ansicht Zimmer- oder Bettzuweisungen prognostizieren.

Ergebnisse: Nach der Zentralisierung des Ratenmanagements gingen Überbuchungen deutlich zurück. Teammitglieder berichteten von weniger Verwirrung, Gäste erhielten bei jeder Buchung aktuelle Informationen, und das Vertrauen in den Reservierungsprozess stieg intern wie extern.

Herausforderungen: Hohe Provisionen von Drittplattformen schmälerten die Einnahmen. Zudem war es für viele potenzielle Gäste einfacher, auf einem externen Reiseportal auf „Jetzt buchen“ zu klicken, als die offizielle Website der Unterkunft zu besuchen.

Vorgehen: Mit der Hostel Mate Buchungs-Engine, die direkt in die eigene Website der Unterkunft eingebettet ist, konnten Besucher die Verfügbarkeit in Echtzeit sowie Sonderangebote und Aktionen auf einen Blick sehen. Ein schlankes Reservierungsformular machte den Buchungsprozess schnell und intuitiv. Laufende Aktionen und Treueanreize förderten wiederkehrende Direktbuchungen.

Ergebnisse: Ein deutlicher Anstieg der über die Website generierten Reservierungen half, Provisionskosten zu senken. Gäste schätzten zudem exklusive Vorteile, die nur bei Direktbuchungen verfügbar waren, was zu höherer Zufriedenheit und stärkerer Kundenbindung beitrug.

Herausforderungen: Die Verwaltung mehrerer Standorte ist komplex – insbesondere, wenn jeder Standort eigene Software oder Tracking-Tabellen nutzt. Die Abstimmung der täglichen Leistungsdaten und die Vereinheitlichung markenweiter Strategien wurden zeitaufwändig und fehleranfällig.

Vorgehen: Durch die Zentralisierung der Abläufe mit den Funktionen für Hostel Mate Multi-Property-Management erhielten Entscheider eine einheitliche Übersicht über Belegung, Gästefeedback und Umsatztrends für alle Häuser. Sie konnten mühelos zwischen Standorten wechseln und Daten analysieren, um Wachstumschancen zu erkennen.

Ergebnisse: Sowohl das Tagesgeschäft als auch die strategische Planung wurden effizienter, da Kennzahlen (KPIs) durchgängig im selben Format erfasst wurden. Diese kohärente Sicht ermöglichte es dem Management, Ressourcen effektiv zuzuweisen, die Preisgestaltung standortübergreifend konsistent zu halten und Best Practices zu replizieren, die zu höherer Auslastung führten.

Herausforderungen: Wiederkehrende Aufgaben wie das Versenden von Reservierungsbestätigungen, das Festlegen von Tagesraten und das Erstellen täglicher Betriebsberichte kosteten wertvolle Stunden. Den Mitarbeitenden blieb häufig wenig Zeit, um das Gästeerlebnis zu verbessern oder Marketingkampagnen zu optimieren.

Vorgehen: Die Unterkunft setzte Hostel Mate automatisierte Workflows ein, um Routineprozesse abzuwickeln. Automatisierte E-Mails bestätigten Buchungen, lieferten Anreiseinformationen vor der Ankunft und versandten Umfragen nach dem Aufenthalt. Echtzeit-Analysen boten zudem sofortige Einblicke in Belegungsmuster und ermöglichten schnellere Preisoptimierungen.

Ergebnisse: Ein schlankerer, effizienterer Tagesablauf verschaffte dem Team Zeit, Serviceverbesserungen und Gästekontakt zu priorisieren. Das Management stellte fest, dass gestraffte Prozesse die Fehlerquote insgesamt senkten, und regelmäßige Leistungsdaten halfen, fundierte Entscheidungen von der Personalplanung bis zu Sonderaktionen zu treffen.