سياسة الاحتفاظ بالبيانات وحذفها

إدارة العقار أمر بالغ التعقيد من تلقاء نفسه، دون الحاجة إلى القلق بشأن ما يحدث لبياناتك خلف الكواليس. في Hostel Mate، نتبع نهجاً واضحاً وإنسانياً في التعامل مع خصوصية البيانات. نعلم أن المعلومات التي تعهد بها إلينا, من جرد الأسرة اليومي إلى سجلات التشغيل, هي شريان الحياة لأعمالك.

صُمِّمت هذه السياسة لتخبرك بالضبط كيف نحمي معلوماتك، وإلى متى نحتفظ بها، وما الذي يحدث تحديداً حين يحين وقت الافتراق. لا مصطلحات معقدة، بل التزامات واضحة فقط.

1. إلغاء الاشتراك والجدول الزمني للحذف

نتفهم أن احتياجات العمل تتغير. إذا قررت إغلاق حسابك في Hostel Mate، فنريد أن تكون عملية إنهاء الاشتراك نظيفة وآمنة قدر الإمكان. نعتمد جدولاً زمنياً للحذف على مراحل، يحميك من فقدان البيانات بشكل غير مقصود إذا غيّرت رأيك، مع ضمان عدم بقاء بياناتك على خوادمنا إلى أجل غير مسمى بعد مغادرتك.

2. دورة حياة بيانات خطة Lite

صمّمنا خطة Hostel Mate Lite لتكون أداة خفيفة وفعّالة للعمليات الأصغر حجماً. للحفاظ على سلاسة عمل النظام والالتزام بمعايير الأمان الصارمة لهذه الفئة، نطبّق دورة حياة بيانات صارمة وآلية.

المسح الآلي الشهري: بالنسبة لجميع العقارات التي تستخدم خطة Lite، تُمسح البيانات التشغيلية والتاريخية تلقائياً من خوادمنا النشطة مرة واحدة بالضبط كل شهر. هذا إعادة ضبط شاملة على مستوى النظام. إذا كان عملك يعتمد على هذه البيانات في المحاسبة أو التدقيق أو التقارير التاريخية، فإن تنزيل وتصدير سجلاتك قبل حدوث المسح الشهري الآلي يقع على عاتقك حصراً. بمجرد مسح النظام للبيانات، لا يمكن إيقافه أو التراجع عنه.

3. كيف نؤمّن بياناتك

قبل إدراج البيانات في قائمة الحذف، يجب أن تكون محمية بشكل محكم. نتعامل مع معلومات عقارك بأعلى مستويات الأمان، مستخدمين المعايير ذاتها المتوقعة من المنظمات على مستوى المؤسسات الكبرى.

4. المرحلة الأخيرة: النسخ الاحتياطية والإتلاف النهائي

من الممارسات المعيارية في تطوير البرمجيات الاحتفاظ بنسخ احتياطية خارجية في حال وقوع عطل كارثي في النظام. Hostel Mate ليست استثناء. غير أننا نحرص على ألا تبقى البيانات المحذوفة في هذه النسخ الاحتياطية إلى الأبد.

عندما تُزال بياناتك نهائياً من خوادمنا النشطة, سواء بسبب إلغاء كامل للحساب عند بلوغ الحد الـ 30 يوماً أو عبر المسح الشهري لخطة Lite, فإنها تدخل في دورة الكتابة فوق النسخ الاحتياطية.

يستغرق الأمر ما يصل إلى 30 يوماً إضافياً حتى تُكتب فوق هذه البيانات المحذوفة بالكامل وتُمحى بشكل منهجي من نسخنا الاحتياطية المشفّرة الخارجية للتعافي من الكوارث. بمجرد اكتمال هذه الدورة، يصبح كل أثر لبياناتك التشغيلية غير قابل للاسترداد من قِبل أي شخص، بما فيهم مهندسو قواعد البيانات لدينا.

5. الاستثناء: الامتثال القانوني والضريبي

بينما نلتزم التزاماً كاملاً بحذف بيانات عقارك التشغيلية، ثمة استثناء لا مفر منه. بوصفنا شركة مسجّلة، نلتزم قانونياً بالحفاظ على بصمة إدارية دنيا لعملائنا.

نحتفظ بشكل آمن ببيانات الفوترة الأساسية والفواتير وسجلات المعاملات المرتبطة مباشرة بمدفوعات اشتراكك في Hostel Mate. وهذا حصراً للامتثال للمتطلبات المحاسبية والضريبية والقانونية المعيارية. نعزل هذه المعلومات الإدارية عزلاً تاماً، ونضمن عدم استخدامها أبداً في التسويق أو تحليل المبيعات أو تحليلات المنتج.

أسئلة أو استفسارات؟

أمان البيانات محادثة مستمرة. إذا كنت بحاجة إلى توضيح أي جزء من هذه السياسة، أو إذا كنت تحتاج إلى مساعدة في إدارة بيانات عقارك، فلا تتردد في التواصل معنا. فريقنا متاح دائماً على contact@hostelmate.co.