Richtlinie zur Datenspeicherung und -löschung
Eine Unterkunft zu verwalten ist schon kompliziert genug, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, was hinter den Kulissen mit deinen Daten passiert. Bei Hostel Mate verfolgen wir einen klaren, menschenzentrierten Ansatz beim Datenschutz. Wir wissen, dass die Informationen, die du uns anvertraust — von deinem täglichen Bettbestand bis hin zu deinen Betriebsprotokollen — das Herzstück deines Unternehmens sind.
Diese Richtlinie soll dir genau erklären, wie wir deine Informationen schützen, wie lange wir sie aufbewahren und was genau passiert, wenn es Zeit ist, Abschied zu nehmen. Keine verwirrenden Fachbegriffe – nur klare Zusagen.
1. Kündigung und Löschungsfristen
Wir verstehen, dass sich Geschäftsanforderungen ändern. Wenn du dein Hostel Mate-Konto schließen möchtest, soll der Offboarding-Prozess so sauber und sicher wie möglich sein. Wir nutzen einen phasenweisen Löschprozess, der dich vor versehentlichem Datenverlust schützt, falls du deine Meinung änderst, und gleichzeitig sicherstellt, dass deine Daten nach deinem Abgang nicht unbegrenzt auf unseren Servern verbleiben.
Phase 1: Die 10-tägige Sperrung
Genau zehn Tage nach dem offiziellen Ende deines Abonnements wechselt dein Arbeitsbereich in einen sicheren Sperrmodus. Deine Unterkunftskonfigurationen, Reservierungshistorien und Mitarbeiterkonten werden vollständig gesperrt. In dieser Zeit sind die Daten für dich, dein Personal und alle von dir verbundenen Drittanbieter-API-Integrationen vollständig unzugänglich.
Phase 2: Die dauerhafte Löschung nach 30 Tagen
Dreißig Tage nach der Kündigung leiten wir eine vollständige und unwiderrufliche Löschung deines Kontos ein. Dein Arbeitsbereich und alle zugehörigen Betriebsdaten werden dauerhaft von unseren aktiven Datenbankservern gelöscht.
Wichtiger Hinweis: Wenn du deine Aufzeichnungen für eigene Archive exportieren oder dein Konto reaktivieren möchtest, musst du dich vor Ablauf dieser 30-Tage-Frist an unser Team wenden. Sobald die Daten von unseren aktiven Servern gelöscht wurden, können wir sie nicht mehr wiederherstellen.
2. Der Datenzyklus des Lite-Plans
Wir haben den Hostel Mate Lite-Plan als leichtes, effizientes Werkzeug für kleinere Betriebe entwickelt. Um das System reibungslos zu halten und strenge Sicherheitsstandards für diese Stufe zu wahren, setzen wir einen strengen, automatisierten Datenzyklus durch.
Monatliche automatische Bereinigung: Für alle Unterkünfte, die den Lite-Plan nutzen, werden Betriebs- und Verlaufsdaten genau einmal pro Monat automatisch von unseren aktiven Servern gelöscht. Dies ist ein vollständiger, systemweiter Reset. Wenn dein Betrieb für Buchhaltung, Prüfungen oder historische Berichte auf diese Daten angewiesen ist, liegt es in deiner alleinigen Verantwortung, deine Protokolle vor der monatlichen automatischen Bereinigung herunterzuladen und zu exportieren. Sobald das System die Daten löscht, kann dieser Vorgang weder angehalten noch rückgängig gemacht werden.
3. Wie wir deine Daten schützen
Bevor Daten zur Löschung vorgesehen werden, müssen sie bestens geschützt sein. Wir behandeln die Informationen deiner Unterkunft mit höchster Sicherheit und nutzen dieselben Standards, die von Unternehmensorganisationen erwartet werden.
Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung
Immer wenn Daten zwischen deinem Browser und Hostel Mate übertragen werden, sind sie durch branchenübliche TLS-Verschlüsselung gesichert. Wenn deine Daten auf unseren Servern ruhen, bleiben sie stark verschlüsselt.
Strenge Zugangsbeschränkungen
Vertrauen erfordert klare Grenzen. Unsere Ingenieur- und Kundensupportteams können deine rohen Unterkunftsdaten nicht einsehen. Die einzige Ausnahme ist, wenn du uns ausdrücklich vorübergehenden, schriftlichen Zugang gewährst, um ein bestimmtes technisches Problem zu beheben, das du gemeldet hast.
Enterprise-Infrastruktur
Hostel Mate betreibt erstklassige Cloud-Infrastruktur. Deine Daten sind durch kontinuierliches Sicherheitsmonitoring, automatisierte Bedrohungserkennungsprotokolle und fortschrittliche Firewalls geschützt, die rund um die Uhr unbefugte Zugriffsversuche blockieren.
4. Die letzte Phase: Backups und Vernichtung
Es ist in der Softwareentwicklung Standard, externe Backups für den Fall eines katastrophalen Systemausfalls zu pflegen. Hostel Mate ist da nicht anders. Wir stellen jedoch sicher, dass gelöschte Daten nicht dauerhaft in diesen Backups verbleiben.
Wenn deine Daten dauerhaft von unseren aktiven Servern entfernt werden — sei es durch eine vollständige Kontokündigung nach Ablauf der 30-Tage-Frist oder durch eine monatliche Lite-Plan-Bereinigung — treten sie in unseren Backup-Überschreibungszyklus ein.
Es dauert bis zu 30 weitere Tage, bis diese gelöschten Daten vollständig überschrieben und systematisch aus unseren verschlüsselten, externen Disaster-Recovery-Backups gelöscht sind. Sobald dieser Backup-Zyklus abgeschlossen ist, sind alle Spuren deiner Betriebsdaten für niemanden mehr wiederherstellbar – auch nicht für unsere eigenen Datenbankingenieure.
5. Die Ausnahme: Rechtliche und steuerliche Pflichten
Obwohl wir vollständig verpflichtet sind, deine operativen Unterkunftsdaten zu löschen, gibt es eine unvermeidliche Ausnahme. Als eingetragenes Unternehmen sind wir gesetzlich verpflichtet, einen minimalen administrativen Nachweis unserer Kunden zu führen.
Wir archivieren sicher grundlegende Abrechnungsdaten, Rechnungen und Transaktionsprotokolle, die direkt mit deinen Hostel Mate-Abonnementzahlungen zusammenhängen. Dies dient ausschließlich der Einhaltung von Buchhaltungs-, Steuer- und gesetzlichen Anforderungen. Wir isolieren diese administrativen Informationen vollständig und garantieren, dass sie niemals für Marketing, Vertriebsprofiling oder Produktanalysen verwendet werden.
Fragen oder Anliegen?
Datensicherheit ist ein fortlaufendes Thema. Wenn du Fragen zu einem Teil dieser Richtlinie hast oder Hilfe bei der Verwaltung deiner Unterkunftsdaten benötigst, zögere nicht, uns zu kontaktieren. Unser Team ist jederzeit erreichbar unter contact@hostelmate.co.