غيّر نظام إدارة الهوستيل دون أن تفقد أي حجز
أرسل ملف التصدير من نظامك الحالي، كما هو، إلى contact@hostelmate.co. الملفات الصغيرة تُحمَّل عادةً خلال ساعة، والمنشأة الكاملة خلال اليوم، وتستمر في استقبال الحجوزات طوال الوقت.
تغيير الـ PMS لا يعني بالضرورة خسارة بياناتك
غالبا هذا أول سؤال يطرحه الناس عندما يفكرون في الانتقال إلى نظام جديد: ماذا سيحدث لكل ما أملكه الآن؟
قد تكون لديك حجوزات مستقبلية على التقويم، وبيانات ضيوف محفوظة داخل النظام، وإعدادات للغرف والأسرّة، وملاحظات مرتبطة بالحجوزات، وفريق لا يحتمل فوضى التغيير.
ولهذا بنينا عملية الـ onboarding لدينا حول دعم الترحيل من البداية.
إذا كان نظامك الحالي يسمح بتصدير البيانات، فنحن نراجع الملفات معك ونساعدك على نقل الأجزاء المهمة إلى HostelMate، حتى لا تجد نفسك تعيد بناء التشغيل كله من الصفر.
وإذا أردت الاطلاع على التفاصيل قبل أن تقرر، فابدأ من كيف يجري تغيير النظام، ثم الدليل الخاص بنقطة انطلاقك: كيف يتم الانتقال من نظام فندقي إلى HostelMate، أو كيف تنتقل من ملفات إكسل، أو كيف تترك صندوق وارد Hostelworld خلفك منذ إغلاق Counter.
نستورد حجوزاتك القادمة، وأحيانا جزءا من بيانات الحجوزات السابقة إذا كان من المفيد نقلها أيضا، حتى لا تضطر إلى إعادة بناء التقويم من البداية.
- تواريخ الوصول والمغادرة
- توزيع الغرفة أو السرير
- أسماء الضيوف
- الأسعار وإجمالي الحجز
عملية ترحيل بسيطة، ننجزها معك
- 01
1. تصدّر بياناتك من النظام الحالي
غالبا يشمل ذلك بيانات الحجوزات، وبيانات الضيوف، وأي تقارير مفيدة أخرى يمكن لنظامك الحالي توفيرها.
- 02
2. ترسل الملفات إلى فريق الدعم لدينا
بمجرد وصول الملفات، نراجعها ونتأكد مما يمكن استيراده بشكل نظيف وواضح.
- 03
3. نطابق البيانات مع HostelMate
ننظم البيانات بحيث تطابق الحقول والبنية الصحيحة داخل حسابك الجديد.
- 04
4. نستوردها إلى HostelMate
بعد أن تصبح الأمور جاهزة، نتولى نحن عملية الاستيراد.
- 05
5. تراجع الإعدادات قبل الإطلاق الفعلي
قبل أن تعتمد على النظام بالكامل، تستطيع التأكد من أن الحجوزات والإعدادات تبدو صحيحة. نفضّل أن يكون كل شيء مراجعاً ومرتباً قبل أن يبدأ الفريق بالاعتماد عليه يوميا.
Onboarding سريع بإشراف فريق الدعم
حين تكون الملفات جاهزة، تُحمَّل الصغيرة منها عادةً خلال ساعة، والمنشأة الكاملة خلال اليوم.
وهذه السرعة مهمة. أغلب الهوستيلات لا تملك وقتا فائضا لإعادة بناء الحجوزات المستقبلية يدويا أو لتنظيف أخطاء كان يمكن تجنبها بعد الإطلاق.
الاستيراد بإشراف الدعم يمنحك بداية أنظف بكثير، ويساعد فريقك على التركيز على تشغيل العقار، لا على معالجة مشاكل الانتقال.
فرق مهم: الـ PMS ليس هو نفسه قنوات الحجز
إذا كنت تنتقل من Cloudbeds أو BananaDesk، فهذه أمثلة على أنظمة قد تستخدمها حاليا لإدارة العقار. أما منصات مثل Booking.com وAirbnb وHostelworld فهي شيء مختلف، لأنها القنوات التي يأتي منها الحجز.
وهذا يعني أن هناك جزأين منفصلين في الـ onboarding: نقل بياناتك من الـ PMS الحالي وربط قنوات الحجز الخاصة بك. الاثنان مرتبطان، لكنهما ليسا الشيء نفسه.
ربط قناة يبدأ بتوصيل الحجوزات الجديدة إلى HostelMate. لكنه لا يجلب الحجوزات الموجودة أصلاً على تلك القناة، فتحتاج إلى خطوة إضافية مباشرة بعد ربط الغرف والأسعار.
Hostelworld: في ربط Hostelworld افتح Manage Connection واضغط Import Bookings. إنه سحب لمرة واحدة لكل الحجوزات الموجودة على Hostelworld. ويعمل Coworksurf وMixdorm بالطريقة نفسها.
الطريقة الأكثر أمانا للإطلاق
1. صدّر بياناتك الحالية: اسحب الملفات التي تحتاجها من الـ PMS الذي تستخدمه الآن.
2. استورد الحجوزات المهمة وبيانات الضيوف إلى HostelMate: هكذا تبدأ من قاعدة صحيحة داخل النظام الجديد.
3. راجع إعداداتك: تأكد من الغرف والأسرّة والحجوزات والتوافر.
4. اجلب الحجوزات الموجودة لكل قناة: Import Bookings لـHostelworld، وPull Future Reservations للبقية، وملف تصدير لما تبقى.
5. اربط قنواتك وانطلق: عندما تكون الحجوزات المهمة والإعدادات في مكانها الصحيح، يصبح الانتقال أكثر أمانا بكثير.
- ملفات تصدير الحجوزات
- ملفات تصدير بيانات الضيوف
- إعداد الغرف أو الأسرّة
- معلومات أنواع الغرف
- تفاصيل خطط الأسعار عند الحاجة
- تاريخ الإطلاق المستهدف
إذا لم تكن متأكدا من التقارير التي يجب تصديرها، فلا مشكلة. نحن نرشدك إلى الأكثر فائدة. الفكرة أن تبقى العملية عملية وسهلة الإدارة، لا أن تتحول إلى ماراثون إداري.
الأسئلة الشائعة
نعم، ما دام نظامك الحالي يتيح التصدير. تنتقل الحجوزات وبيانات الضيوف وتوزيع الغرف والأسرّة كما هي، ويراجع فريقنا الملفات أولاً ويخبرك بصراحة إن كان شيء منها لن ينتقل بشكل سليم.
ما يحتاج عادةً إلى نظرة ثانية هو الحقول المخصصة والفواتير القديمة، فهي تختلف كثيراً بين نظام وآخر. أما كل ما يحتاجه الاستقبال ليعمل صباح الغد فينتقل دون متاعب.
Cloudbeds وBananaDesk وأنظمة الهوستيل أو الفنادق الأخرى وHostelworld Inbox، وجداول البيانات أو ملفات CSV. إن كان نظامك الحالي يصدّر البيانات، يمكننا مراجعتها.
الحجوزات (التواريخ، الأسرّة أو الغرف، أسماء النزلاء والمبالغ)، وبيانات النزلاء حيث يتضمنها ملف التصدير، وإعداد الغرف والأسرّة. الحقول المخصصة والفواتير القديمة هي الأكثر اختلافاً بين الأنظمة، لذا نخبرك مسبقاً إن لم تنتقل بشكل سليم.
الملفات الصغيرة تُحمَّل عادةً خلال ساعة، والمنشأة الكاملة خلال اليوم. وتستمر في استقبال الحجوزات طوال الوقت، وتنتقل القنوات واحدة تلو الأخرى.
إلى contact@hostelmate.co، أو عبر الدردشة، كما تخرج من نظامك الحالي. لا حاجة لتنظيفها.
الجديدة تصل فور ربط القناة. أما الموجودة أصلاً على Hostelworld، فافتح Manage Connection في ربط Hostelworld واضغط Import Bookings، وهو سحب لمرة واحدة. وإن نقص شيء، صدّره من اللوحة وأرسله إلى contact@hostelmate.co.
الجديدة نعم. أما الموجودة مسبقاً فشغّل لها Pull Future Reservations؛ وإن لم تسلّمها المنصة، فصدّرها من لوحتها ونحن نحمّلها.
مستعد لإدارةهوستيل أحلامك؟
