استورد بياناتك الحالية إلى Hostel Mate
الانتقال إلى PMS جديد لا يعني أن تبدأ من الصفر. إذا كنت تستخدم نظاما آخر ويمكنك تصدير بياناتك منه، ففريق الدعم لدينا يستطيع مساعدتك على استيرادها إلى Hostel Mate، وغالبا خلال أقل من 24 ساعة.
تغيير الـ PMS لا يعني بالضرورة خسارة بياناتك
غالبا هذا أول سؤال يطرحه الناس عندما يفكرون في الانتقال إلى نظام جديد: ماذا سيحدث لكل ما أملكه الآن؟
وهذا سؤال في محلّه تماما.
قد تكون لديك حجوزات مستقبلية على التقويم، وبيانات ضيوف محفوظة داخل النظام، وإعدادات للغرف والأسرّة، وملاحظات مرتبطة بالحجوزات، وفريق لا يحتمل فوضى التغيير.
ولهذا بنينا عملية الـ onboarding لدينا حول دعم الترحيل من البداية.
إذا كان نظامك الحالي يسمح بتصدير البيانات، فنحن نراجع الملفات معك ونساعدك على نقل الأجزاء المهمة إلى Hostel Mate، حتى لا تجد نفسك تعيد بناء التشغيل كله من الصفر.
نستورد حجوزاتك القادمة، وأحيانا جزءا من بيانات الحجوزات السابقة إذا كان من المفيد نقلها أيضا، حتى لا تضطر إلى إعادة بناء التقويم من البداية.
- تواريخ الوصول والمغادرة
- توزيع الغرفة أو السرير
- أسماء الضيوف
- الأسعار وإجمالي الحجز
عملية ترحيل بسيطة، ننجزها معك
- 01
1. تصدّر بياناتك من النظام الحالي
غالبا يشمل ذلك بيانات الحجوزات، وبيانات الضيوف، وأي تقارير مفيدة أخرى يمكن لنظامك الحالي توفيرها.
- 02
2. ترسل الملفات إلى فريق الدعم لدينا
بمجرد وصول الملفات، نراجعها ونتأكد مما يمكن استيراده بشكل نظيف وواضح.
- 03
3. نطابق البيانات مع Hostel Mate
ننظم البيانات بحيث تطابق الحقول والبنية الصحيحة داخل حسابك الجديد.
- 04
4. نستوردها إلى Hostel Mate
بعد أن تصبح الأمور جاهزة، نتولى نحن عملية الاستيراد.
- 05
5. تراجع الإعدادات قبل الإطلاق الفعلي
قبل أن تعتمد على النظام بالكامل، تستطيع التأكد من أن الحجوزات والإعدادات تبدو صحيحة. نفضّل أن يكون كل شيء مراجعاً ومرتباً قبل أن يبدأ الفريق بالاعتماد عليه يوميا.
Onboarding سريع بإشراف فريق الدعم
عندما تصبح الملفات جاهزة، يستطيع فريق الدعم لدينا عادة إكمال الاستيراد خلال أقل من 24 ساعة.
وهذه السرعة مهمة. أغلب الهوستيلات لا تملك وقتا فائضا لإعادة بناء الحجوزات المستقبلية يدويا أو لتنظيف أخطاء كان يمكن تجنبها بعد الإطلاق.
الاستيراد بإشراف الدعم يمنحك بداية أنظف بكثير، ويساعد فريقك على التركيز على تشغيل العقار، لا على معالجة مشاكل الانتقال.
فرق مهم: الـ PMS ليس هو نفسه قنوات الحجز
هنا تختلط الأمور في كثير من صفحات الترحيل، لذلك دعنا نبقيها واضحة.
إذا كنت تنتقل من Cloudbeds أو BananaDesk، فهذه أمثلة على أنظمة قد تستخدمها حاليا لإدارة العقار. أما منصات مثل Booking.com وAirbnb وHostelworld فهي شيء مختلف، لأنها القنوات التي يأتي منها الحجز.
وهذا يعني أن هناك جزأين منفصلين في الـ onboarding: نقل بياناتك من الـ PMS الحالي وربط قنوات الحجز الخاصة بك. الاثنان مرتبطان، لكنهما ليسا الشيء نفسه.
عندما تربط قنوات الحجز، لا ينبغي أن تفترض أن كل حجز تم قبل الربط سيظهر في Hostel Mate تلقائيا وبالطريقة التي تتوقعها تماما.
بعض القنوات قد تتيح الحجوزات القادمة من خلال إعداد الاتصال. وبعضها يحتاج عناية أكبر، خصوصا عندما تكون هناك حجوزات موجودة أصلا قبل ربط القناة.
الطريقة الأكثر أمانا للإطلاق
1. صدّر بياناتك الحالية: اسحب الملفات التي تحتاجها من الـ PMS الذي تستخدمه الآن.
2. استورد الحجوزات المهمة وبيانات الضيوف إلى Hostel Mate: هكذا تبدأ من قاعدة صحيحة داخل النظام الجديد.
3. راجع إعداداتك: تأكد من الغرف والأسرّة والحجوزات والتوافر.
4. تأكد من أن الحجوزات المستقبلية محسوبة: خصوصا الحجوزات التي كانت موجودة قبل تفعيل القنوات.
5. اربط قنواتك وانطلق: عندما تكون الحجوزات المهمة والإعدادات في مكانها الصحيح، يصبح الانتقال أكثر أمانا بكثير.
- ملفات تصدير الحجوزات
- ملفات تصدير بيانات الضيوف
- إعداد الغرف أو الأسرّة
- معلومات أنواع الغرف
- تفاصيل خطط الأسعار عند الحاجة
- تاريخ الإطلاق المستهدف
إذا لم تكن متأكدا من التقارير التي يجب تصديرها، فلا مشكلة. نحن نرشدك إلى الأكثر فائدة. الفكرة أن تبقى العملية عملية وسهلة الإدارة، لا أن تتحول إلى ماراثون إداري.
الأسئلة الشائعة
نعم. إذا كان نظامك الحالي يسمح بتصدير بيانات الحجوزات، ففريق الدعم لدينا يستطيع مراجعة الملفات ومساعدتك على استيراد البيانات القابلة للاستخدام إلى Hostel Mate.
نعم. إذا استطعت تصدير البيانات المناسبة من Cloudbeds، فنحن نراجع الملفات ونساعدك على نقلها إلى Hostel Mate.
نعم. إذا أمكن تصدير البيانات بصيغة قابلة للاستخدام، فنحن نراجعها ونساعدك على استيرادها إلى Hostel Mate.
في كثير من الحالات نعم. الأمر يعتمد على ما يتضمنه ملف التصدير من النظام الحالي وكيفية ترتيب البيانات داخله.
غالبا نعم. عندما تكون هذه المعلومات موجودة في الملفات، نراجعها ونحدد أفضل طريقة لنقلها.
إذا كانت ملفات التصدير جاهزة، فعادة يستطيع فريق الدعم لدينا تنفيذ الاستيراد خلال أقل من 24 ساعة.
لا. إذا أمكن تصدير بياناتك، فغالبا نستطيع مساعدتك على استيراد الأجزاء المهمة حتى لا تضطر إلى إعادة بناء الإعدادات يدويا.
هذا قد ينجح أيضا. نستطيع مراجعة ملفات الجداول والتأكد مما يمكن استيراده منها.
ليس دائما بالشكل الذي يتوقعه الناس. بحسب إعداد الاتصال، قد تكون الحجوزات القادمة متاحة، لكن الحجوزات الحالية يجب أن تظل جزءا من خطة الترحيل وتخضع للمراجعة.
إذا كانت لديك حجوزات من Hostelworld قبل تفعيل الاتصال، فيجب احتسابها ومراجعتها بشكل صحيح قبل الإطلاق الفعلي.
تأكد من أن حجوزاتك الحالية مغطاة، وراجع الإعدادات، وتحقق من وجود الحجوزات المستقبلية في مكانها، وبعدها فقط فعّل القنوات وابدأ العمل بشكل كامل.
مستعد لإدارةهوستيل أحلامك؟
