OTA-Auszahlungen abgleichen: Leitfaden für Hostels

Warum die Auszahlung nie dem Buchungswert entspricht

Der Bruttowert, den Sie beim Eingang einer Reservierung sehen, ist fast nie das, was Sie ausgezahlt bekommen. Das alles geht still dazwischen ab, ungefähr in der Reihenfolge, in der es zubeißt:

• Provision. Die offensichtliche. Jeder Kanal nimmt seinen vertraglichen Anteil, berechnet auf die Rate, manchmal auch auf Steuern und Gebühren, die er besser nicht anrühren würde. Wenn Sie nicht sicher sind, was eine Buchung nach dem Anteil des Kanals wirklich netto bringt, schicken Sie sie durch unseren OTA-Provisionsrechner, bevor Sie den Rest der Lücke suchen.
• Stornierungen, No-Shows und Änderungen. Ein Gast streicht eine Nacht, storniert innerhalb der kostenfreien Frist oder erscheint nie. Jedes Ereignis ändert, was Ihnen zusteht, und die Auszahlung spiegelt die Version der OTA wider, die verzögert eintreffen oder von Ihrer abweichen kann.
• Zeitpunkt und Gebühren der virtuellen Karte. Booking.com und Expedia zahlen oft per virtueller Kreditkarte, einer Kartennummer, die Sie selbst zu einem festen Datum belasten. Belasten Sie sie zu spät oder mit dem falschen Betrag, ziehen Sie sie schlicht nicht ein. Und weil es eine Karte ist, nimmt Ihr Zahlungsdienstleister obendrauf seinen üblichen Anteil, sodass die 'volle' Auszahlung etwas dünner ankommt. Zu automatisieren, wie diese virtuellen Karten eingezogen werden, beseitigt den Großteil dieses Lecks.
• Währungsumrechnung. Zahlt ein Gast in Euro und Sie führen Ihr Konto in einer anderen Währung, rechnet die OTA oder Ihr Dienstleister zu ihrem eigenen Kurs und Aufschlag um. Die Zahl auf der Reservierung und die Zahl auf Ihrem Konto sind zwei verschiedene Beträge, zu einem Kurs, den Sie nicht festgelegt haben. Wo jede Umrechnung stattfindet und welche sich ganz vermeiden lassen, behandelt unser Guide zu Multi-Currency und Steuern im Hostel.
• Zahlungszeitpunkt. OTAs zahlen im Zyklus, wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich im Nachhinein, nicht pro Buchung. Ein Aufenthalt in einem Monat kann im nächsten bezahlt werden, sodass jeder Monat, den Sie ansehen, Auszahlungen für Buchungen enthält, die Sie nicht sehen, und Buchungen, die Sie sehen, aber die noch nicht bezahlt sind.
• Steuer auf die Provision. In manchen Ländern schlägt die OTA Steuer auf ihre Provision auf oder behält sie ein (eine Reverse-Charge- oder lokale Umsatzsteuerregel), was die Rechnungssumme gegenüber dem reinen Prozentsatz verändert. Das ist wirklich länderspezifisch, behandeln Sie es also als allgemeine Information und klären Sie die genaue Behandlung mit Ihrem Steuerberater.

Eine OTA-Auszahlung abgleichen, Schritt für Schritt

Sie brauchen keine Buchhaltungssoftware, um das gut zu machen, nur bei jeder Auszahlung dieselbe Routine. Der Punkt ist, beide Seiten vergleichbar zu machen und dann nur den Unterschieden nachzugehen.

Wie jeder Kanal Sie tatsächlich bezahlt

Die Hälfte des Abgleichens ist einfach, die Gewohnheiten jedes Kanals zu kennen. Die großen vier verhalten sich unterschiedlich, und sobald Sie das Muster kennen, sind die Abweichungen keine Überraschung mehr:

• Booking.com. Entweder belasten Sie die Karte des Gastes oder eine virtuelle Karte selbst, oder Sie sind bei Payments by Booking.com, und sie ziehen ein und überweisen, abzüglich Provision, im Auszahlungszyklus. Wissen Sie, in welchem Modell Sie sind, es entscheidet, wer für das eigentliche Einziehen des Geldes verantwortlich ist.
• Hostelworld. Nimmt traditionell bei der Buchung eine Anzahlung und überlässt Ihnen, den Restbetrag beim Check-in einzuziehen. Die 'Auszahlung' ist also geteilt: ein Teil kam vor Monaten als Anzahlung, einen Teil ziehen Sie persönlich ein, und Abgleichen heißt, beide Hälften zu erfassen.
• Expedia. Fährt beide Modelle, Expedia Collect, wo sie das Geld nehmen und Ihnen netto zahlen, und Hotel Collect, wo Sie die Karte belasten. Gemischte Modelle und Gruppenbuchungen machen Expedia zu einem der kniffligeren beim Zuordnen.
• Airbnb. Zahlt pro Reservierung, meist um den Check-in herum, abzüglich seiner Gastgebergebühr. Sauberer als die anderen, aber Auszahlungsdatum und Aufenthaltsdatum fallen selten in denselben Abrechnungszeitraum.

Warnzeichen, dass man Sie zu niedrig bezahlt

Sie gleichen ab, um die kleinen, wiederholten Lecks zu fangen, die sich über ein Jahr summieren. Auf diese lohnt sich der Blick:

• Provision auf der falschen Basis. Ihnen wird auf eine Zahl höher als der Bettumsatz berechnet, auf Steuern, auf eine Reinigungsgebühr oder auf den Betrag vor der Erstattung nach einer Teilstornierung.
• Stornierungen, auf die Sie trotzdem Provision zahlten. Wurde eine Buchung außerhalb der provisionspflichtigen Frist storniert, die Provision aber nie zurückgebucht, steht Ihnen das zur Rückforderung zu.
• Virtuelle Karten, nie oder zu niedrig belastet. Eine virtuelle Karte, die abgelaufen ist, am falschen Datum aktiviert oder für weniger als den Aufenthalt belastet wurde, ist liegen gelassenes Geld.
• Auszahlungen, die nie kamen. Ein Beleg kann eine Buchung als 'bezahlt' führen, während die Überweisung an einer Bank- oder Prüfsperre hängt. Nur Ihr Kontoauszug beweist, dass sie wirklich einging.
• Stilles Abdriften des Netto. Wenn das, was Sie pro Buchung behalten, langsam von Ihrer Erwartung wegrutscht, steckt meist ein Umrechnungsaufschlag oder eine Gebühr dahinter, die sich unbemerkt eingeschlichen hat.