Hostel-PMS wechseln, ohne eine Buchung zu verlieren
Schicken Sie den Export Ihres bisherigen Systems, so wie er ist, an contact@hostelmate.co. Kleine Dateien sind meist innerhalb einer Stunde eingespielt, eine ganze Unterkunft innerhalb eines Tages, und Sie nehmen die ganze Zeit weiter Buchungen an.
Ein PMS-Wechsel muss nicht bedeuten, dass Ihre Daten verloren gehen
Das ist meistens die erste Frage, wenn jemand über einen Systemwechsel nachdenkt: Was passiert mit allem, was ich schon habe?
Vielleicht haben Sie bereits zukünftige Reservierungen im Kalender, Gastdaten im System, eingerichtete Zimmer und Betten, Notizen an Buchungen und ein Team, das sich keinen chaotischen Umstieg leisten kann.
Genau deshalb haben wir unser Onboarding rund um Migrationsunterstützung aufgebaut.
Wenn Ihr aktuelles PMS einen Datenexport zulässt, prüfen wir die Dateien mit Ihnen gemeinsam und helfen dabei, die wichtigen Teile nach HostelMate zu übertragen, damit Sie Ihren Betrieb nicht von vorne neu aufsetzen müssen.
Sie möchten vorher genau wissen, was auf Sie zukommt? Beginnen Sie mit wie ein Systemwechsel abläuft, danach der Leitfaden für Ihre Ausgangslage: wie der Wechsel von einem Hotel-PMS abläuft, wie Sie Excel hinter sich lassen oder, seit dem Counter-Aus, wie Sie die Hostelworld Inbox hinter sich lassen.
Wir importieren Ihre kommenden Buchungen und, wenn es sinnvoll ist, auch ausgewählte historische Reservierungsdaten, damit Sie den Kalender nicht von Grund auf neu aufbauen müssen.
- Check-in- und Check-out-Daten
- Zimmer- oder Bettenzuweisungen
- Gastnamen
- Preise und Buchungssummen
Ein einfacher Migrationsprozess, gemeinsam mit Ihnen
- 01
1. Sie exportieren Ihre Daten aus dem aktuellen System
Dazu gehören in der Regel Reservierungsdaten, Gastinformationen und alle weiteren Berichte, die Ihr aktuelles PMS bereitstellen kann.
- 02
2. Sie senden die Dateien an unser Support-Team
Sobald wir die Dateien haben, prüfen wir sie und sehen uns an, was sauber importiert werden kann.
- 03
3. Wir ordnen die Daten HostelMate zu
Wir strukturieren die Daten so, dass sie zu den richtigen Feldern und zur richtigen Kontostruktur in Ihrem neuen Account passen.
- 04
4. Wir importieren alles in HostelMate
Sobald alles vorbereitet ist, übernehmen wir den Import für Sie.
- 05
5. Sie prüfen das Setup vor dem Go-live
Bevor Sie vollständig umstellen, können Sie kontrollieren, ob Reservierungen und Setup stimmen. Lieber einmal sauber geprüft als später im Tagesgeschäft Probleme bekommen.
Schnelles Onboarding mit echtem Support
Sobald die Dateien bereit sind, sind kleine meist innerhalb einer Stunde eingespielt und eine ganze Unterkunft innerhalb eines Tages.
Diese Geschwindigkeit zählt. Die meisten Hostels haben keine freie Zeit, um zukünftige Buchungen manuell neu aufzubauen oder vermeidbare Fehler nach dem Start auszubügeln.
Ein supportgeführter Import gibt Ihnen einen deutlich saubereren Start und hilft dem Team, sich auf den Live-Betrieb zu konzentrieren statt auf Schadensbegrenzung.
Ein wichtiger Unterschied: Ihr PMS ist nicht dasselbe wie Ihre Buchungskanäle
Wenn Sie von Cloudbeds oder BananaDesk wechseln, sprechen wir über Systeme, mit denen Sie Ihre Unterkunft bereits betreiben. Plattformen wie Booking.com, Airbnb und Hostelworld sind etwas anderes: Das sind Kanäle, über die Gäste buchen.
Das bedeutet, dass es im Onboarding zwei getrennte Aufgaben gibt: Ihre Daten aus dem aktuellen PMS übernehmen und Ihre Buchungskanäle verbinden. Beides hängt zusammen, ist aber nicht dasselbe.
Eine Kanalanbindung liefert ab dann neue Buchungen an HostelMate. Die Reservierungen, die schon auf dem Kanal liegen, bringt sie nicht mit, dafür braucht es einen weiteren Schritt, direkt nach der Zuordnung von Zimmern und Tarifen.
Hostelworld: Öffnen Sie in der Hostelworld-Anbindung Manage Connection und klicken Sie auf Import Bookings. Das holt einmalig alle Reservierungen, die schon auf Hostelworld liegen. Coworksurf und Mixdorm funktionieren genauso.
Der sicherste Weg zum Go-live
1. Exportieren Sie Ihre aktuellen Daten: Ziehen Sie die Dateien aus Ihrem bestehenden PMS.
2. Importieren Sie die wichtigen Buchungen und Gastdaten in HostelMate: So haben Sie eine verlässliche Basis im neuen System.
3. Prüfen Sie Ihr Setup: Kontrollieren Sie Zimmer, Betten, Reservierungen und Verfügbarkeit.
4. Bestehende Buchungen jedes Kanals holen: Import Bookings für Hostelworld, Pull Future Reservations für die anderen und ein Export für den Rest.
5. Verbinden Sie Ihre Kanäle und gehen Sie live: Wenn wichtige Buchungen und das Setup sauber stehen, ist der Wechsel deutlich sicherer.
- Reservierungsexporte
- Gastdatenexporte
- Zimmer- oder Betten-Setup
- Informationen zu Zimmertypen
- Details zu Rate-Plans, falls relevant
- Ihr geplantes Go-live-Datum
Wenn Sie nicht sicher sind, welche Berichte Sie exportieren sollen, ist das in Ordnung. Wir sagen Ihnen, was wirklich sinnvoll ist. Der Prozess soll praktikabel bleiben und nicht in einen Admin-Marathon ausarten.
Häufige Fragen
Ja, sofern Ihr aktuelles System einen Export zulässt. Reservierungen, Gästedaten sowie Zimmer- und Bettenplan kommen mit; unser Team prüft die Dateien vorab und sagt Ihnen ehrlich, falls etwas nicht sauber übertragbar ist.
Genauer hinsehen muss man meist bei individuellen Feldern und alten Rechnungen, die sich von System zu System stark unterscheiden. Alles, was die Rezeption morgen früh braucht, wandert ohne Aufregung mit.
Cloudbeds, BananaDesk, andere Hostel- oder Hotelsysteme, Hostelworld Inbox sowie Tabellen oder CSV-Dateien. Wenn Ihr bisheriges System exportiert, können wir es prüfen.
Reservierungen (Daten, Betten oder Zimmer, Gästenamen und Beträge), Gästedaten, soweit der Export sie enthält, und Ihre Zimmer- und Bettenstruktur. Eigene Felder und alte Rechnungen unterscheiden sich am stärksten zwischen Systemen, deshalb sagen wir vorab, wenn sie nicht sauber übergehen.
Kleine Dateien sind meist innerhalb einer Stunde eingespielt, eine ganze Unterkunft innerhalb eines Tages. Sie nehmen die ganze Zeit Buchungen an, und die Kanäle ziehen nacheinander um.
An contact@hostelmate.co oder in den Chat, genau so, wie sie aus Ihrem bisherigen System kommen. Aufräumen ist nicht nötig.
Neue kommen an, sobald der Kanal verbunden ist. Für die bestehenden öffnen Sie in der Hostelworld-Anbindung Manage Connection und klicken auf Import Bookings, ein einmaliger Abruf. Fehlt etwas, exportieren Sie es aus dem Extranet und schicken es an contact@hostelmate.co.
Neue ja. Für die bestehenden starten Sie Pull Future Reservations; gibt eine Plattform sie nicht heraus, exportieren Sie sie aus dem Extranet, und wir spielen sie ein.
Bereit für die VerwaltungIhres Traum-Hostels?
