Das System Ihres Hostels wechseln, egal womit Sie heute arbeiten
Ein Softwarewechsel im Hostel ist eine langweilige Aufgabe, wenn er gut läuft, und ein Albtraum, wenn nicht. Hier steht, was mitkommt, was nicht, wie lange es ehrlich dauert und wie Sie umziehen, ohne eine Buchung zu verlieren.
Veröffentlicht: 2. September 2026 - 6 Minuten Lesezeit
Eine Migration ist im Kern eine einzige Frage mit viel Lärm drumherum: Was passiert mit den Reservierungen, die ich schon habe? Die kurze Antwort: Sie kommen mit. Wenn Ihr aktuelles System einen Export erlaubt, wandern kommende Buchungen, Gästedaten sowie Zimmer- und Bettenplan mit, und die Rezeption arbeitet während der Umstellung normal weiter.
Die längere Antwort hängt davon ab, wo Sie starten. Diese Seite behandelt die vier üblichen Ausgangslagen, was jede davon bedeutet, und die Stellen, vor denen niemand warnt.
Ihre Ausgangslage bestimmt die Arbeit
Vier Ausgangslagen decken fast jedes Hostel ab. Die Arbeit unterscheidet sich bei jeder, und ebenso das, was schiefgeht, wenn man sie überstürzt.
- Eine Tabelle. Der Export ist leicht, die Datei gehört Ihnen ja bereits. Die eigentliche Arbeit ist die Entscheidung, wie Ihre Betten wirklich strukturiert sind, bevor irgendetwas geladen wird. Hier ist der Umstieg von Excel auf ein PMS, samt dem Tag, an dem sie aufhört, kostenlos zu sein.
- Ein Hotel-PMS. Die Daten kommen problemlos mit; was nicht passt, ist das Konzept. Hotelsoftware zählt Zimmer, Ihr Betrieb zählt Betten, also steckt der Aufwand in der Einrichtung. Mehr dazu: der Wechsel von einem Hotel-PMS.
- Die Hostelworld Inbox. Zu exportieren gibt es wenig, weil die Inbox die Buchungen eines einzigen Kanals hält. Das ist weniger eine Migration als ein Wechsel des Cockpits. Einzelheiten: der Abschied von der Hostelworld Inbox.
- Ein anderes Hostel-PMS. Meist der sauberste der vier Fälle. Cloudbeds, BananaDesk und ähnliche Systeme exportieren Reservierungs- und Gästedaten, die sich gut auf unsere abbilden lassen. Geht es konkret um Cloudbeds, steht in der Wechsel von Cloudbeds die Reihenfolge aus Vertrag, Export und Umhängen.
Was mitkommt und was nicht
Jedes System exportiert anders, deshalb lautet die ehrliche Antwort: Der genaue Import hängt von den Dateien ab, die Sie herausbekommen. In der Praxis wandert üblicherweise Folgendes mit:
- Kommt mit: kommende Reservierungen, Gästenamen und Kontaktdaten, Buchungsreferenzen, Zimmer- und Bettenzuweisungen, Zimmertypen, Aufenthaltsdaten, Buchungsnotizen und Ihre Einrichtungsdaten.
- Kommt manchmal mit: ausgewählte historische Reservierungsdaten. Hängt ganz davon ab, was Ihr altes System herausrückt.
- Kommt meist nicht mit: individuelle Felder aus Ihrer alten Software und alte Rechnungen. Beide unterscheiden sich so stark zwischen Systemen, dass ein erzwungener Import mehr Chaos schafft als er spart.
- Nie nötig: eine aufgeräumte Datei. Schicken Sie den Export genau so, wie er herauskommt. Vorher zu putzen ist verlorene Arbeit und die häufigste unnötige Mühe überhaupt.
Wie lange es wirklich dauert
Liegen die Exportdateien bereit, ist der Import selbst meist in weniger als 24 Stunden erledigt. Dieser Teil ist nicht der Engpass.
Der Engpass ist, die Dateien aus dem aktuellen System zu bekommen, was von der Kooperationsbereitschaft Ihres Anbieters abhängt, und Ihre Betten sauber abzubilden, was von der Eigenart Ihres Hauses abhängt. Ein unkompliziertes Hostel mit sauberen Exporten läuft binnen weniger Tage auf dem neuen System. Ein Haus mit drei Gebäuden, gemischten Schlafsälen und zehn Jahren Historie braucht länger, zu Recht.
Der praktische Rat: Wählen Sie eine ruhige Woche, nicht Ihren stärksten Monat. Nichts daran zwingt Sie zu schließen, aber Sie wollen Kopf frei haben, während Sie eine neue Oberfläche lernen.
Der Umzug, in der Reihenfolge, in der er wirklich abläuft
Keiner dieser Schritte ist dramatisch. Genau deshalb macht man sie in dieser Reihenfolge.
- 01
Exportieren Sie, was Sie haben.
Reservierungen, Gästedaten, Zimmer- und Bettenplan, Ratenpläne, wo relevant. Wenn unklar ist, welche Berichte zählen, fragen Sie lieber, statt alles zu exportieren.
- 02
Schicken Sie die Dateien so, wie sie sind.
Per Mail an contact@hostelmate.co. Nicht formatieren, nicht aufräumen, keine Spalten umbenennen. Sie werden geprüft, bevor etwas geladen wird, und Sie hören von uns, falls etwas seltsam aussieht.
- 03
Bilden Sie die Betten einmal richtig ab.
Gemischte Schlafsäle, Frauen-Dorms, Privatzimmer, Buchungen ganzer Räume. Dieser Schritt zahlt sich danach täglich aus, und genau ihn überspringen die meisten.
- 04
Verkaufen Sie weiter.
Ihre Kanäle bleiben während der Umstellung aktiv. Nichts geht offline, und keine Buchung wird abgewiesen, während Sie wechseln.
- 05
Gehen Sie an einem gewählten Datum live, nicht an einem überraschenden.
die vollständige Liste dessen, was wir importieren beschreibt im Detail, was importiert wird, damit Sie vorher wissen, was Sie erwartet.
Wie Tag eins aussieht
Im Kalender stehen Ihre bestehenden Buchungen. Ihre Kanäle sind verbunden und verkaufen. Das Team lernt, wo die Knöpfe sind, und das dauert ein, zwei Schichten, keine Woche.
Was nicht passiert: eine Lücke, in der Reservierungen verschwinden, ein hektisches Nacherfassen von Buchungen per Hand, oder ein Tag, an dem Gäste abgewiesen werden. Wenn eine Migration wehtut, dann in der Vorbereitung, und genau dorthin gehört der Aufwand.
Bereit für die VerwaltungIhres Traum-Hostels?
Die Fragen, die wirklich kommen
Ja, sofern Ihr aktuelles System einen Export erlaubt. Kommende Reservierungen, Gästedaten sowie Zimmer- und Bettenplan wandern mit. Die Dateien werden vor dem Import geprüft, Sie erfahren also vorab, falls etwas nicht sauber übertragbar ist.
Mit fertigen Exportdateien ist der Import meist in weniger als 24 Stunden abgeschlossen. Den echten Zeitrahmen bestimmen das Herausholen der Dateien aus dem alten System und das saubere Abbilden der Betten. Die meisten Häuser planen deshalb einige Tage von Anfang bis Ende und legen den Wechsel in eine ruhige Woche.
Nein, und bitte tun Sie es nicht. Schicken Sie sie genau so, wie sie ist. Vorheriges Umformatieren ist verlorene Mühe und macht die Datei gelegentlich schwerer lesbar statt leichter.
Ja. Beide exportieren Reservierungs- und Gästedaten, die sich gut auf die Struktur von HostelMate abbilden lassen, was sie zu den unkomplizierteren Wechseln macht. Andere Hostel- und Hotelsysteme werden ebenso unterstützt, genauso wie einfache Tabellen und CSV-Exporte.
Ja. Ihre Kanäle bleiben durchgehend aktiv. Beim Wechsel geht es darum, wo Sie Buchungen verwalten, nicht ob Sie verkaufen.
Womit Sie heute auch arbeiten, am Ende sieht der Umzug gleich aus: exportieren, was da ist, ungeputzt an contact@hostelmate.co schicken, und die Betten einmal sauber abbilden. die vollständige Liste dessen, was wir importieren, falls Sie die Details vorher wollen.