Von Cloudbeds zu einem Hostel-PMS
Cloudbeds ist gute Software für ein Geschäft, das Zimmer verkauft. Wenn der Großteil Ihres Umsatzes aus Betten in Schlafsälen kommt, haben Sie darüber vermutlich längst eine Schicht aus Umwegen gebaut, ohne es zu merken. Hier steht, woran Sie erkennen, dass es Zeit ist, und wie der Umzug gelingt, ohne eine Buchung zu verlieren.
Veröffentlicht: 6. September 2026 - 6 Minuten Lesezeit
Viele Hostels laufen auf Cloudbeds, und viele laufen gut. Es ist eine ernstzunehmende Plattform mit einem großen Integrations-Marktplatz, und für ein Haus, das überwiegend aus Privatzimmern mit ein, zwei Schlafsälen besteht, kann es die richtige Wahl sein. Diese Seite ist keine Abrechnung.
Sie ist für die andere Sorte Hostel: die, bei der die meisten Betten in Schlafsälen stehen, Gruppen wöchentlich umgebucht werden und das Team sich stillschweigend angewöhnt hat, alles, was die Software über Zimmer sagt, in das zu übersetzen, was tatsächlich verkauft wird. Wenn das auf Sie zutrifft, ist der Wechsel unkomplizierter als gedacht, und die Daten kommen mit.
Was Cloudbeds gut macht, ehrlich benannt
Cloudbeds erledigt die Plattformarbeit ordentlich, und das gehört gesagt, bevor aufgezählt wird, was es nicht kann. Wenn Sie gehen, dann aus den richtigen Gründen.
- Der Marktplatz ist echt. Einige hundert Integrationen, von Zahlungsanbietern bis zu Revenue-Tools. Wenn Ihr Betrieb an drei, vier Spezial-Add-ons hängt, prüfen Sie vor dem Umzug, ob es sie anderswo gibt.
- Hybride Häuser passen hinein. Ein Betrieb, der überwiegend aus Privatzimmern mit ein oder zwei Schlafsälen besteht, ist einem Hotel so nah, dass hotelförmige Software selten drückt.
- Es skaliert. Gruppen mit mehreren Häusern, mehrere Währungen, ein großes Team mit verschiedenen Rollen. Dafür wurde es gebaut, und das merkt man.
Wo ein Hostel voller Schlafsäle anfängt, Umwege zu gehen
Jede Reibung für sich ist klein. Sie summieren sich, weil das Team sie von Hand ausgleicht, Schicht für Schicht.
- Darunter liegt das Zimmer. Cloudbeds kann ein Schlafsaalbett verkaufen, aber die Struktur, auf der es aufbaut, ist das Zimmer, und genau dort beginnen nach Aussage der Betreiber die Umwege: einen Gast in ein anderes Bett verschieben, Betten für eine Gruppe über zwei Schlafsäle hinweg blocken, einen Frauenschlafsaal an einem vollen Abend als solchen halten. Bettenverwaltung auf Bettebene ist der ganze Grund, warum es ein Hostel-PMS gibt.
- Ein Preis, den Sie vorab nicht sehen. Cloudbeds veröffentlicht keine Preise; das Angebot kommt nach einem Gespräch, Add-ons werden obendrauf berechnet. HostelMate veröffentlicht 19 und 45 $ im Monat, und das ist die Zahl. Was Cloudbeds uns genannt hat, steht in der direkte Vergleich, damit Sie beides neben Ihre aktuelle Rechnung legen können.
- Einrichtung und Schulung sind auf Hotels zugeschnitten. Eine Plattform auf Hotelniveau in Betrieb zu nehmen dauert Wochen, und jede neue Kraft an der Rezeption lernt erst Hotelmasken, bevor sie ein Bett verkaufen kann. In einem Hostel, in dem das Personal jede Saison wechselt, fällt dieser Aufwand jedes Mal neu an.
- Die Berichte beantworten die Frage eines Hotels. Auslastung und Rate pro Zimmer sagen wenig, wenn das Zimmer zehn Betten zu drei Preisen ist. Umsatz pro Bett, welche Schlafsaalaufteilung am meisten bringt, was eine Gruppe mit dem Mix gemacht hat: das wird zur Tabellenarbeit obendrauf auf den Export.
- Hostelworld ist ein Kanal unter vielen. Für ein Hotel in Ordnung. Für ein Hostel ist es oft der größte Kanal und verdient erste Klasse: Anzahlungen, Gruppenbuchungen und eine Verfügbarkeit, die beim Bett bleibt, statt auf ein Zimmer gerundet zu werden.
Die Kosten sind nicht das Abo. Es ist die Übersetzungsschicht.
Wenn Sie einen Wechsel durchrechnen, ist das Abo die leichte Zeile. Die teure sind die Stunden, die Ihr Team mit Übersetzen verbringt: Betten in Zimmer für die Software, Zimmer zurück in Betten für den Gast am Tresen, und beides in etwas, das eine Tabelle auswerten kann.
Diese Schicht ist auf der Rechnung unsichtbar und freitags um 23 Uhr mit einer Zwölfergruppe an der Tür sehr sichtbar. Ein Hostel-PMS beseitigt sie, indem das Bett die eigentliche Einheit ist, sodass niemand mehr etwas übersetzen muss.
So wechseln Sie, ohne eine Buchung zu verlieren
Die Reihenfolge zählt mehr als das Tempo. In dieser Abfolge passiert nichts Dramatisches.
- 01
Lesen Sie zuerst Ihren Cloudbeds-Vertrag.
Die Kündigungsfrist ist meist der längste Posten im ganzen Zeitplan und bestimmt Ihr Go-live-Datum mehr als alles Technische.
- 02
Exportieren Sie alles, was es hergibt.
Reservierungen (die künftigen zählen am meisten), Gästeprofile, Zimmertypen und Raten. Tun Sie das, solange das Abo läuft, und behalten Sie die Rohdateien als Archiv, egal was am Ende importiert wird.
- 03
Schicken Sie die Dateien, wie sie sind.
Per E-Mail an contact@hostelmate.co. Nichts umformatieren, keine Spalten umbenennen. Ein Mensch prüft sie, bevor etwas geladen wird, und sagt Ihnen, falls etwas nicht sauber herüberkommt. Kleine Exporte sind meist innerhalb einer Stunde eingespielt, ein ganzes Haus mit Historie innerhalb eines Tages.
- 04
Betten einmal sauber abbilden.
Gemischte Schlafsäle, Frauenschlafsäle, Privatzimmer, Buchungen ganzer Zimmer. Hier wird die Zimmerstruktur als echte Schlafsaalbetten neu aufgebaut, und dieser Schritt zahlt sich danach jeden Tag aus.
- 05
Kanäle einzeln umhängen.
Booking.com, Hostelworld, Airbnb: einen umstellen, einen Tag lang die Buchungen beobachten, den nächsten umstellen. Listings, Bewertungen und Ranking bleiben, wie sie sind. wie die PMS-Datenmigration abläuft erklärt, was importiert wird und wie.
Was sich am ersten Tag ändert, und was nicht
Was sich ändert: Der Kalender zeigt Betten, keine Zimmer, die Betten spielen. Einen Gast zu verschieben ist ein Handgriff, kein Zimmerwechsel-Formular. Gruppenreservierungen und Schlafsaalregeln sind Einstellungen, kein Gedächtnis des Personals. Und die Rechnung ist eine Zahl, die Sie auf einer öffentlichen Seite nachlesen können.
Was gleich bleibt: Ihre OTA-Listings, Bewertungen und Ihr Ranking. Ihre Gäste. Ihre Preisstrategie, falls sie funktioniert hat. Und Ihre Historie, die Sie in Schritt zwei exportiert haben und so oder so behalten.
Bereit für die VerwaltungIhres Traum-Hostels?
Raus aus Cloudbeds: die Fragen, die wirklich kommen
Ja. Cloudbeds lässt Sie Reservierungen und Gästedaten exportieren, und diese Dateien lassen sich gut auf die Struktur abbilden, in der HostelMate dieselben Informationen speichert. Das macht diesen Wechsel zu einem der unkomplizierteren. Exportieren Sie, solange das Abo aktiv ist, und behalten Sie die Rohdateien unabhängig davon, was importiert wird.
Sobald die Exportdateien da sind, ist der Import selbst meist innerhalb eines Tages erledigt, bei kleineren Häusern oft innerhalb einer Stunde. Die Kanäle einzeln umzuhängen kostet ein paar Tage. Der längste Posten ist normalerweise die Kündigungsfrist in Ihrem Cloudbeds-Vertrag. Lesen Sie die also zuerst und planen Sie eine ruhige Woche drumherum.
Ja. Die Kanäle werden einzeln umgestellt und bleiben durchgehend aktiv; eine Buchung mitten im Wechsel landet in dem System, mit dem der Kanal in diesem Moment verbunden ist. Nichts geht offline, und Ihre Listings, Bewertungen und Ihr Ranking bleiben unberührt.
HostelMate kostet 19 oder 45 $ im Monat, öffentlich auf der Preisseite, ohne Provision auf irgendeine Buchung. Cloudbeds veröffentlicht keinen Preis; das Angebot kommt nach einem Gespräch. Die Zahlen, die Cloudbeds uns genannt hat, stehen auf der Vergleichsseite, damit Sie die Rechnung pro Bett gegen Ihre eigene aufstellen können.
Wenn der Schlafsaal Nebensache ist und nicht das Geschäft: überwiegend Privatzimmer, ein oder zwei Mehrbettzimmer und ein Betrieb, der bereits an Spezialintegrationen aus dem Cloudbeds-Marktplatz hängt. In dieser Form drückt hotelorientierte Software selten, und ein Umzug bringt Ihnen wenig.
Wenn der Schlafsaal das Geschäft ist, sollte die Software Betten zählen. Wenn es so weit ist, ist der Umzug absichtlich unspektakulär: exportieren, was Cloudbeds hergibt, unverändert an contact@hostelmate.co schicken, und die Betten einmal sauber abbilden. Noch am Abwägen? die Alternativen, mit Preisen nebeneinander behandelt acht Systeme, und die Übersicht zum Systemwechsel stellt die vier Ausgangslagen nebeneinander.