Acuerdo de Cliente de HostelMate

3.1. Comunicaciones operativas y notificaciones#

Al dar de alta una cuenta, aceptas recibir comunicaciones electrónicas de carácter administrativo, técnico y transaccional. Estas incluyen actualizaciones críticas del sistema, notificaciones de facturación, alertas de seguridad y modificaciones en las políticas de uso. Al ser esenciales para la continuidad del servicio, no podrán desactivarse mientras la cuenta permanezca activa.

4.1. Planes de suscripción#

Disponemos de dos modalidades de contratación estándar: el Plan Básico y el Plan Avanzado. Este último incorpora herramientas y módulos avanzados adicionales orientados a una gestión optimizada. El desglose de funciones y los precios vigentes se encuentran detallados en nuestro apartado de Página de Precios y están sujetos a actualizaciones periódicas.

Los planes corporativos personalizados anteriores (comercializados como "Plan Profesional") han sido descatalogados y ya no se encuentran disponibles para nuevas contrataciones.

Por norma general, cada propiedad debe tener una única conexión activa con cada OTA o canal de reservas. Si en algún momento decides conectar el mismo canal más de una vez para la misma propiedad, se considerará una configuración adicional opcional y podría suponer un incremento en tu tarifa de suscripción.

4.2. Facturación y métodos de pago#

Las tarifas del Servicio se liquidarán por adelantado con una periodicidad mensual o anual, según el ciclo elegido. Al registrar un medio de pago, autorizas expresamente a hostelmate.co a cargar de forma automática todos los importes devengados por tu suscripción. Si se produce un fallo en el cobro o la cuenta presenta saldos deudores, nos reservamos el derecho de restringir de inmediato el acceso al sistema, suspender temporalmente las funciones operativas o rescindir el contrato, sin perjuicio de reclamar las cantidades adeudadas por las vías legales correspondientes.

4.3. Impuestos y obligaciones fiscales#

Todos los precios comunicados se presentan netos de impuestos. El Cliente es el único responsable directo de liquidar los impuestos, aranceles, tasas o gravámenes locales vigentes en su respectiva jurisdicción. En caso de que la ley nos obligue a recaudar algún impuesto aplicable, dicho importe se desglosará y se añadirá al cargo final en la factura correspondiente.

4.4. Actualización de tarifas#

Nos reservamos la facultad de revisar y ajustar los precios de los Planes de Suscripción en cualquier momento. Cualquier modificación de tarifas será notificada previamente al Cliente y entrará en vigor al inicio del siguiente ciclo de facturación. El uso continuado del Servicio tras la fecha de efectividad del cambio constituirá la aceptación tácita de las nuevas condiciones económicas.

4.5. Renovación automática y política de cancelación#

Los Planes de Suscripción se renuevan de manera automática al término de cada periodo (ya sea mensual o anual). El cargo correspondiente se procesará de forma recurrente utilizando el método de pago guardado, a menos que tramites la cancelación del servicio antes del día de renovación.

Puedes solicitar la cancelación en cualquier momento desde el panel de control de tu cuenta o contactando a nuestro equipo de soporte. La baja se hará efectiva al finalizar el periodo de facturación corriente. No se realizarán cobros futuros a partir de ese momento, pero los importes abonados con anterioridad no serán reembolsables, salvo lo estipulado de forma específica en nuestra Política de Reembolsos.

5.1. Propiedad de los Datos del Cliente#

El Cliente conserva la propiedad absoluta e intelectual de todos los datos que aloje o procese en la plataforma. No obstante, para garantizar la correcta operatividad de las funciones, nos otorgas una licencia global, no exclusiva y libre de regalías para almacenar, procesar, transmitir y visualizar dicha información, únicamente en la medida necesaria para asegurar la óptima prestación del Servicio.

5.2. Arquitectura de seguridad de datos#

La protección de tu información es nuestro estándar prioritario. Implementamos protocolos de cifrado de última generación diseñados para blindar de extremo a extremo todo tu ecosistema operativo: perfiles de huéspedes, canales de mensajería, datos de transacciones financieras y credenciales de acceso a las APIs. Ya sea en tránsito o en reposo, garantizamos que tus datos permanezcan confidenciales, aislados y accesibles de forma exclusiva para el personal debidamente autorizado.

5.3. Privacidad y cumplimiento normativo#

El tratamiento de la información dentro del Servicio se rige estrictamente por lo dispuesto en nuestra Política de Privacidad. Al operar en nuestra plataforma, consientes la recopilación y gestión de datos conforme a los parámetros fijados en dicho documento.

De acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), los usuarios europeos disponen de derechos específicos sobre sus datos personales: acceso, rectificación, supresión (derecho al olvido), limitación del tratamiento, portabilidad y oposición. Los procedimientos para ejercer estos derechos se encuentran detallados en nuestra Política de Privacidad.

6.1. Cumplimiento de la legalidad vigente#

Te comprometes a utilizar el Servicio de estricta conformidad con las leyes, reglamentos y directrices sectoriales locales, nacionales e internacionales vigentes, con especial atención a las normativas de protección de datos personales, privacidad y propiedad de software.

6.2. Actividades y conductas prohibidas#

Queda estrictamente prohibido realizar, intentar o facilitar cualquiera de las siguientes acciones:

• Suplantar la identidad de terceros, falsear credenciales corporativas o distorsionar tu vinculación con cualquier entidad.
• Burlar los sistemas de autenticación o intentar acceder a entornos restringidos del Servicio.
• Utilizar la infraestructura para difundir malware, virus informáticos o cualquier código dañino.
• Interferir, sobrecargar o comprometer la estabilidad operativa de los servidores, redes o conexiones vinculadas al Servicio.
• Desarrollar actividades fraudulentas, ilícitas o que infrinjan los derechos de hostelmate.co o de terceros.

6.3. Cumplimiento de controles de exportación y restricciones#

El Cliente se obliga a cumplir fielmente con las leyes de control de exportación aplicables. No se autoriza el uso ni el acceso al Servicio a personas localizadas en países sujetos a embargos internacionales, sanciones comerciales o que figuren en listas gubernamentales de restricciones de comercio.

Asimismo, asumes el compromiso explícito de no destinar las herramientas del Servicio a actividades comerciales que infrinjan normativas de propiedad intelectual o regulaciones internacionales sobre la transferencia transfronteriza de datos.

7.1. Sincronización de canales (OTA) mediante soluciones integradas de marca blanca#

Con el fin de garantizar una automatización fluida e inmediata en la recepción de reservas de Agencias de Viajes Online (OTAs), HostelMate puede emplear arquitecturas tecnológicas de channel management y conectividad provistas bajo la modalidad de marca blanca. Estas soluciones se presentan integradas de manera nativa bajo nuestra interfaz comercial, pero su soporte de infraestructura técnica puede depender de integradores externos especializados.

Al operar con el Servicio, entiendes y aceptas que determinados datos operativos de las reservas se sincronizarán y procesarán a través de dicha infraestructura técnica. Todos estos proveedores externos están vinculados contractualmente a estrictos acuerdos de confidencialidad y obligados al pleno cumplimiento de la normativa de privacidad vigente.

8.1. Titularidad del software#

La totalidad de los elementos que integran el Servicio y el Sistema, incluyendo de manera enunciativa pero no limitativa su código fuente, bases de datos, algoritmos, diseños visuales, interfaces, logotipos y marcas comerciales, son propiedad exclusiva de hostelmate.co o de sus licenciantes legítimos. Dichos activos están protegidos por las leyes de propiedad intelectual e industrial internacionales.

8.2. Alcance de la licencia de uso#

Siempre que te mantengas al corriente de tus obligaciones contractuales, hostelmate.co te otorga una licencia de uso limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para acceder a la plataforma únicamente con fines de gestión comercial interna de tus establecimientos. Se reservan expresamente todos los derechos que no hayan sido otorgados bajo este Acuerdo.

8.3. Comentarios y sugerencias de mejora#

Cualquier idea, sugerencia, propuesta o feedback voluntario enviado por el Cliente con el objeto de optimizar el Servicio conferirá a hostelmate.co una licencia perpetua, irrevocable, global y gratuita para implementarla, distribuirla o integrarla en el producto sin derecho a compensación económica.

13.1. Periodo de vigencia#

Este Acuerdo mantendrá plena validez jurídica hasta que se proceda a su resolución por cualquiera de las partes. Tanto el Cliente como hostelmate.co pueden dar por concluida la relación contractual en cualquier momento y sin alegar causa, mediante comunicación previa por escrito.

13.2. Resolución justificada por incumplimiento#

Nos reservamos la facultad de suspender o rescindir el acceso al Servicio de forma inmediata y sin necesidad de preaviso si detectamos un incumplimiento material de las obligaciones de este Acuerdo, o en caso de que determinemos que tus actividades operativas representan un riesgo legal, técnico o reputacional para nosotros o para el resto de los usuarios.

13.3. Consecuencias de la terminación#

Al resolverse este Acuerdo, se extinguirán de forma inmediata todos los derechos de acceso y licencias otorgadas al Cliente, debiendo cesar en el uso de la plataforma. Permanecerán plenamente vigentes aquellas estipulaciones que por su naturaleza jurídica deban subsistir tras la baja del contrato, incluyendo las relativas a confidencialidad, propiedad intelectual, limitación de responsabilidad e indemnidad.

13.4. Política de reembolsos detallada#

En el supuesto de baja voluntaria por parte del Cliente (Sección 13.1) o por resolución motivada por incumplimiento (Sección 13.2), no se tramitarán devoluciones de los importes ya abonados de forma anticipada, con las siguientes excepciones tipificadas:

• Suscripciones mensuales: No se contemplan devoluciones ni abonos prorrateados por periodos de facturación parciales consumidos, tiempo sin uso del sistema ni por reducciones de plan (downgrades).
• Suscripciones anuales: Si la cancelación se solicita formalmente dentro de los primeros treinta (30) días naturales contados desde la contratación inicial del plan anual, el Cliente tendrá derecho a un reembolso prorrateado equivalente al tiempo no consumido. Una vez superado este plazo inicial de 30 días, caducará el derecho a solicitar cualquier abono.
• Errores de facturación comprobados: Se realizarán reintegros en caso de registrarse cargos duplicados o fallos informáticos en el cobro, una vez que nuestro equipo de soporte verifique internamente la incidencia.
• Circunstancias excepcionales: A criterio exclusivo de la dirección de la empresa, se evaluarán reembolsos adicionales ante caídas prolongadas del servicio que sean directamente imputables a nuestra infraestructura de software.

Toda solicitud formal de reintegro deberá dirigirse por escrito a contact@hostelmate.co en un plazo máximo de quince (15) días tras la baja de la cuenta. Las devoluciones autorizadas se abonarán mediante el método de pago original en un periodo estimado de 15 a 30 días hábiles.

Nota importante: No se aplicará derecho a reembolso en cuentas cuya baja sea consecuencia directa de una infracción de los Términos de Servicio.

13.5. Exclusión del derecho de desistimiento en entornos digitales#

Dado que HostelMate suministra infraestructuras de software y contenidos digitales de ejecución inmediata automatizada al dar de alta la cuenta, el Cliente acepta expresamente que la prestación del servicio comienza desde el pago inicial y consiente en la pérdida de su derecho legal de desistimiento, de acuerdo con la legislación de protección de consumidores aplicable a las transacciones de software B2B.

En aquellos supuestos en los que el contratante actúe bajo la condición legal de Consumidor Final, se mantendrán vigentes las protecciones irrenunciables que determine la ley de su país de residencia.

13.6. Gestión de disputas y contracargos#

Ante cualquier discrepancia en la facturación o si consideras que se ha aplicado un cobro incorrecto, te solicitamos contactar directamente vía contact@hostelmate.co antes de iniciar una reclamación o contracargo con tu entidad bancaria. Nos comprometemos a resolver de buena fe y con la máxima agilidad cualquier error administrativo.

La apertura de contracargos bancarios unilaterales sin comunicación previa será considerada una vulneración del Acuerdo y facultará a la empresa a suspender de forma cautelar o definitiva los servicios informáticos asociados a tu cuenta.

18.1. Tipología de datos almacenados#

En HostelMate limitamos estrictamente el almacenamiento de datos a los metadatos esenciales requeridos para la gestión operativa de tu organización, tus propiedades de alojamiento y tus usuarios autorizados.

Con fines específicos de autenticación y seguridad, registramos:

• Nombres de usuario corporativos y/o direcciones de correo electrónico oficiales.

Para llevar a cabo las funciones integradas de channel management y distribución, almacenamos:

• Fichas de la propiedad (Nombre comercial, Ubicación, Email de contacto, Servicios comunes, Archivos fotográficos, Categorías de habitación, Tarifas base, Cupos de disponibilidad, Precios de venta y Restricciones de estancia).
• Metadatos de las reservas recibidas (incluyendo, según corresponda: identidad del titular, listado de huéspedes, datos de localización del cliente y tokens de transacciones de pago seguro, restringiendo el almacenamiento de los números de tarjeta de crédito físicos).

18.2. Filosofía de defensa en profundidad#

En consonancia con los estándares internacionales más exigentes para infraestructuras SaaS, la integridad de los datos de nuestros clientes no depende de un único control de seguridad. Nuestra plataforma se asienta sobre una arquitectura de defensa multinivel que abarca desde barreras físicas rigurosas en los centros de datos cloud hasta sistemas de control granular basados en roles, los cuales regulan con precisión los datos accesibles para cada usuario. HostelMate aplica esta metodología multicapa para asegurar que tus datos permanezcan blindados en todo momento.

18.3. Marcos de procesos y directrices de seguridad#

La primera línea de resistencia técnica consiste en definir un marco operativo claro de procesos internos diseñados para mitigar riesgos informáticos. En HostelMate aplicamos una cultura organizacional donde los protocolos de ciberseguridad configuran la base sobre la que se diseña, desarrolla y actualiza el software.

18.4. Protocolo estricto de control de cambios#

Cualquier modificación o despliegue de código en los entornos de producción está regulado por un proceso formal de control de cambios encargado de minimizar incidencias técnicas. Esta sistemática nos permite trazar con exactitud cada actualización, auditar riesgos colaterales, analizar interdependencias y verificar el estricto cumplimiento de los estándares de calidad antes de autorizar su salida a producción.

18.5. Formación y concienciación técnica#

Todo el personal con credenciales operativas dentro de nuestra plataforma asiste de manera mandatoria a programas de capacitación en seguridad de la información. Específicamente, nuestros equipos de DevOps e ingenieros de servicios profesionales dedicados al soporte avanzado reciben adiestramiento continuo en auditoría de sistemas, accesos restringidos y marcos regulatorios de privacidad exigentes (como el RGPD).

18.6. Gestión y monitorización de accesos autorizados#

El acceso de operaciones a la infraestructura de servidores de producción está limitado de forma estricta a un grupo reducido de ingenieros cualificados. Este control operativo se instrumenta por medio de redes aisladas y físicamente segregadas de la red corporativa general, impidiendo cualquier intrusión perimetral. Las conexiones se realizan bajo entornos de autenticación fuerte y quedan registradas de manera indeleble en logs de auditoría interna.

18.7. Infraestructura y seguridad física de los centros de datos#

Los servidores cloud que sustentan el ecosistema de HostelMate operan en instalaciones de proveedores que cumplen con certificaciones internacionales de máxima seguridad física, dotados con sistemas de climatización (HVAC) y alimentación ininterrumpida (Sistemas de UPS) bajo arquitecturas redundantes N+1. Los perímetros disponen de:

• Sistemas de control por tarjeta inteligente electrónica, lecturas biométricas avanzadas y videovigilancia de circuito cerrado (CCTV) activa de forma permanente 24/7.
• Políticas restrictivas de acceso: ningún técnico externo puede acceder a las áreas de hardware sin validación previa de credenciales y acompañamiento presencial del equipo de custodia.
• Verificación de antecedentes personales y penales exhaustiva a todos los operarios del centro de datos.

18.8. Seguridad robusta de la red y la infraestructura#

En el espacio comprendido entre la ubicación física de los centros de datos y la capa operativa donde funciona el software, disponemos de una infraestructura intermedia de red que coordina diferentes perímetros de seguridad lógicos para resguardar la confidencialidad de la información corporativa.

18.9. Configuración avanzada de cortafuegos (Firewalls)#

Todo el flujo de datos dirigido a nuestros entornos virtuales está administrado por firewalls multicapa configurados de manera predeterminada bajo la regla estricta de "denegar todo". El tráfico saliente y entrante desde Internet pública queda limitado exclusivamente a puertos y protocolos validados. Adicionalmente, los servidores de bases de datos se encuentran aislados detrás de firewalls adicionales específicos.

18.10. Segmentación de arquitecturas de red#

Los servidores de nuestra infraestructura cloud se agrupan en redes virtuales independientes empleando firewalls con estado (stateful firewalls) a nivel de instancia (TCP/IP). Utilizamos redes de área local virtuales (VLANs) dedicadas para separar de forma total los entornos de desarrollo, pruebas (staging) y producción, segregando también los flujos de tráfico técnico de los de los usuarios de la plataforma.

HostelMate opera bajo una arquitectura clásica blindada en tres capas independientes: Capa Web, Capa de Aplicación y Capa de Bases de Datos.

18.11. Endurecimiento de sistemas (Hardening)#

La estabilidad de la plataforma se apoya en un conjunto sincronizado de componentes lógicos de software. Siguiendo las mejores prácticas corporativas del sector, nuestros equipos técnicos realizan auditorías de código periódicas para detectar vectores de ataque potenciales y aplicar directrices de mitigación de vulnerabilidades de forma preventiva.

18.12. Restricción absoluta de acceso raíz (Root Access)#

Las interacciones del Cliente con la plataforma se canalizan únicamente a través de interfaces gráficas de usuario (UI), conectores de API documentados y herramientas integradas oficiales. Cada uno de estos canales exige una autenticación mediante credenciales con privilegios granulares asignados según las funciones comerciales del usuario.

Los clientes finales no disponen en ningún supuesto de accesos root, terminales de comandos ni privilegios de administración del sistema en la infraestructura de servidores de HostelMate; la interacción queda acotada de forma exclusiva al plano de la aplicación.

18.13. Cierre proactivo de puertos innecesarios#

En alineación con nuestras directrices de cortafuegos, cualquier puerto o servicio de red en los hosts virtuales que no resulte estrictamente indispensable para el funcionamiento operativo regular del PMS se mantiene desactivado para eliminar potenciales superficies de ataque externas.

18.14. Ciclos de actualización y parches de seguridad#

Mantenemos un programa sistemático de mantenimiento encargado de actualizar de forma constante todos los elementos que componen el entorno (Sistemas operativos, hipervisores, bases de datos y middleware), instalando las revisiones técnicas y parches críticos de seguridad provistos por los desarrolladores oficiales.

18.15. Directrices de retención y eliminación de datos#

No conservamos los Datos del Cliente por más tiempo del estrictamente necesario. Almacenamos registros sobre tus alojamientos, reservas y perfiles de usuario con la única finalidad de proveer las métricas operativas del sistema. Eliminamos toda la información de forma irreversible ante una solicitud explícita del Cliente o en un plazo de treinta (30) días naturales posteriores a la efectividad de la baja de la cuenta. Ten en cuenta que aquellos registros que deban conservarse por imperativo legal, contable o fiscal se mantendrán bloqueados conforme a los plazos dictados por la legislación vigente.

Asimismo, procedemos al borrado inmediato de datos de conexión cuando estos pierden validez, por ejemplo, al desvincular un canal de venta (OTA) o debido a la expiración de tokens provistos por terceras plataformas asociadas.

La información general vinculada a la cuenta (credenciales, propiedades, historial de reservas y mapeo de canales) se borrará definitivamente del sistema en un plazo máximo de 30 días tras procesarse la cancelación.

18.16. Conclusión y compromiso de transparencia#

En HostelMate aplicamos rigurosos estándares de supervisión para custodiar la información de tu negocio. Entendemos que una arquitectura de ciberseguridad madura y eficaz requiere la convergencia coordinada de tecnologías avanzadas, políticas institucionales claras, procesos de control bien definidos y profesionales altamente formados. Este enfoque basado en la gestión proactiva del riesgo aporta solidez a cada capa de nuestra plataforma, reduciendo posibles debilidades operativas.

Queremos que nuestros clientes operen con total tranquilidad, sabiendo que su información comercial está óptimamente resguardada. Nuestro equipo técnico se encuentra a tu entera disposición para ampliar cualquier información relativa a estos procesos de seguridad.