Acuerdo con el Cliente de Hostel Mate

3.1. Comunicaciones y notificaciones

Al crear una cuenta o usar el Servicio, aceptas recibir correos electrónicos administrativos y transaccionales de nuestra parte, incluidos actualizaciones del servicio, avisos de facturación, alertas de seguridad y cambios de políticas. Estas comunicaciones forman parte del Servicio y son necesarias para seguir usando tu cuenta.

4.1. Planes de suscripción

Actualmente ofrecemos dos Planes de Suscripción: un Plan Básico y un Plan Avanzado. El Plan Avanzado incluye todas las funciones del Plan Básico más módulos adicionales avanzados. Las funciones y precios de cada plan se detallan en nuestra Página de Precios y pueden cambiar.

Los planes empresariales a medida disponibles anteriormente (denominados "Plan Profesional") se han descontinuado y ya no se ofrecen a nuevos clientes.

4.2. Facturación y pago

Todas las tarifas se facturan mensualmente o anualmente, según el Plan de Suscripción elegido. Nos autorizas a cargar a tu método de pago seleccionado todos los importes generados en tu cuenta. Si tu método de pago falla o tu cuenta presenta pagos vencidos, podremos tomar medidas como deshabilitar el acceso al Servicio, suspender o cancelar tu cuenta o emprender otras acciones legales.

4.3. Impuestos y gravámenes

Todas las tarifas son sin impuestos. Eres responsable de pagar los impuestos, derechos, tasas u otros cargos gubernamentales aplicables en cualquier jurisdicción. Si debemos recaudar impuestos en tu nombre, dichos importes se añadirán a la facturación de tu cuenta y se te emitirán en la factura.

4.4. Ajustes de tarifas

Podemos modificar las tarifas de los Planes de Suscripción en cualquier momento avisándote. Cualquier cambio entrará en vigor al inicio de tu siguiente ciclo de facturación. Si sigues usando el Servicio después de dichos cambios, se entenderá que aceptas las nuevas tarifas.

4.5. Renovación automática y cancelación

Todos los Planes de Suscripción se renuevan automáticamente al final de cada ciclo de facturación (mensual o anual, según tu plan). Se te cobrará la tarifa correspondiente usando tu método de pago guardado, a menos que canceles antes de la fecha de renovación.

Puedes cancelar en cualquier momento desde la configuración de tu cuenta o contactando a soporte. La cancelación surtirá efecto al finalizar el período de facturación en curso. No se aplicarán cargos posteriores a la cancelación, pero las tarifas ya pagadas no son reembolsables salvo lo indicado en nuestra Política de Reembolsos.

5.1. Titularidad de los Datos del Cliente

Conservas la titularidad de todos los Datos del Cliente que envíes al Servicio. No obstante, al enviarlos, nos concedes una licencia no exclusiva, mundial y libre de regalías para usar, copiar, almacenar, transmitir y mostrar dichos datos únicamente en la medida necesaria para prestarte el Servicio.

5.2. Seguridad de los datos

Nos tomamos muy en serio la seguridad de tus datos y usamos tecnología de cifrado de primer nivel para protegerlo todo: desde la información pública del perfil de los huéspedes hasta los mensajes privados, los datos de pago e incluso las claves de acceso a la API. Tanto en reposo como en tránsito, nos aseguramos de que tus datos permanezcan privados, seguros y accesibles solo para quienes cuentan con la autorización adecuada.

5.3. Privacidad

Tu uso del Servicio está sujeto a nuestra Política de Privacidad, que describe cómo recopilamos, usamos y protegemos tu información personal. Al usar el Servicio, consientes la recopilación y el uso de tu información conforme a dicha política.

Como interesado bajo el RGPD, tienes derechos específicos respecto a tus datos personales: acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento y portabilidad, así como el derecho a oponerte al tratamiento. En nuestra Política de Privacidad encontrarás cómo ejercer estos derechos.

6.1. Cumplimiento legal

Te comprometes a usar el Servicio cumpliendo todas las leyes y normativas locales, nacionales e internacionales aplicables, incluidas, entre otras, las de protección de datos, propiedad intelectual y privacidad.

6.2. Conductas prohibidas

Además de otras restricciones previstas en este Acuerdo, aceptas no:

• Falsear tu identidad o afiliaciones.
• Acceder o intentar acceder a áreas no autorizadas del Servicio.
• Usar el Servicio para transmitir virus, malware o contenido dañino.
• Interferir o interrumpir el Servicio o las redes o sistemas conectados a él.
• Realizar cualquier actividad fraudulenta, ilegal o perjudicial para nosotros o terceros.

6.3. Control de exportaciones y uso restringido

Aceptas cumplir todas las leyes y normativas aplicables sobre exportación y reexportación. No puedes usar ni acceder al Servicio si te encuentras en un país o territorio sujeto a sanciones o embargos, o si figuras en alguna lista gubernamental de personas o entidades prohibidas o restringidas.

Además, te comprometes a no usar el Servicio con fines que vulneren leyes locales, nacionales o internacionales, incluidas las relativas a restricciones de exportación, propiedad intelectual o protección de datos.

7.1. Procesamiento de reservas OTA mediante soluciones de marca blanca

Para facilitar un procesamiento fluido y automatizado de reservas desde Agencias de Viajes en Línea (OTAs), Hostel Mate puede utilizar soluciones de conectividad y gestión de canales de marca blanca. Estas integraciones operan bajo nuestra marca, pero pueden estar impulsadas por proveedores externos que suministran la infraestructura esencial de reservas y conectividad.

Al usar el Servicio, reconoces y aceptas que ciertos datos de reserva pueden transmitirse, procesarse o sincronizarse a través de estas soluciones de marca blanca. Todos estos proveedores están contractualmente obligados a mantener la confidencialidad y a cumplir la normativa aplicable de protección de datos y privacidad.

8.1. Titularidad

Todos los derechos de propiedad intelectual sobre el Servicio y el Sistema, incluidos, entre otros, el código fuente, bases de datos, diseños, gráficos, interfaces de usuario y marcas, pertenecen o están licenciados a hostelmate.co. Reconoces que estos derechos están protegidos por leyes de propiedad intelectual y otras normas.

8.2. Concesión de licencia

Sujeto a tu cumplimiento de este Acuerdo, te otorgamos una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para acceder y usar el Servicio únicamente para tus fines empresariales internos. Todos los derechos no otorgados expresamente quedan reservados por hostelmate.co.

8.3. Comentarios y sugerencias

Si nos proporcionas comentarios o sugerencias sobre el Servicio, nos concedes una licencia mundial, perpetua, irrevocable y libre de regalías para usarlos e incorporarlos en nuestros productos y servicios.

13.1. Vigencia

Este Acuerdo permanecerá vigente hasta que cualquiera de las partes lo termine. Cualquiera de las partes puede darlo por terminado en cualquier momento y por cualquier motivo notificándolo por escrito a la otra parte.

13.2. Terminación por causa

Podemos terminar o suspender tu acceso al Servicio de inmediato, sin previo aviso, por cualquier incumplimiento de este Acuerdo o si creemos que tus acciones pueden causarnos daño o responsabilidad legal a nosotros o a terceros.

13.3. Efectos de la terminación

Al finalizar este Acuerdo, cesarán inmediatamente todos los derechos y licencias que se te hayan concedido, y deberás dejar de usar el Servicio. Las disposiciones que por su naturaleza deban sobrevivir a la terminación, así lo harán, incluidas, entre otras, confidencialidad, indemnización y limitación de responsabilidad.

13.4. Política de reembolsos

Si cancelas tu suscripción al amparo de la Sección 13.1 (Vigencia), o si cancelamos tu cuenta conforme a la Sección 13.2 (Terminación por causa), no tendrás derecho a reembolso de las tarifas pagadas por adelantado, salvo lo siguiente:

• Suscripciones mensuales: No se emitirán reembolsos por meses parciales de servicio, tiempo no utilizado o cambios a un plan inferior.
• Suscripciones anuales: Si cancelas dentro de los primeros 30 días de tu suscripción anual inicial, puedes solicitar un reembolso prorrateado por la parte no utilizada. No habrá reembolsos pasado el periodo inicial de 30 días.
• Errores de facturación: Podrán emitirse reembolsos en caso de cargos duplicados u otros errores de facturación, previa verificación.
• Casos excepcionales: A nuestra entera discreción, podremos otorgar reembolsos parciales o totales en casos excepcionales, como interrupciones prolongadas del servicio causadas por nosotros.

Todas las solicitudes de reembolso deben enviarse por escrito a contact@hostelmate.co dentro de los 15 días posteriores a la cancelación de la cuenta. Los reembolsos aprobados se procesarán al método de pago original dentro de 15 a 30 días hábiles.

Nota: No se emitirán reembolsos para cuentas canceladas por violar nuestros Términos de Servicio.

13.5. Contenido digital y derecho de desistimiento del consumidor

Hostel Mate proporciona contenido y servicios digitales que comienzan inmediatamente tras la activación de la cuenta. Al comprar una suscripción o acceder al servicio, consientes la ejecución inmediata y renuncias a tu derecho legal de desistimiento conforme a las leyes de protección al consumidor aplicables.

Si eres Consumidor (compras principalmente para uso personal), es posible que mantengas derechos conforme a las leyes de tu país de residencia.

13.6. Contracargos y disputas

Si consideras que se te ha cobrado de forma incorrecta o tienes un problema de facturación, por favor contáctanos antes de iniciar un contracargo con tu banco o emisor de tarjeta. Nos comprometemos a resolver los problemas de forma rápida y justa.

Los contracargos iniciados sin contacto previo podrán considerarse inválidos y podrían resultar en la suspensión de tu cuenta o servicios.

18.1. ¿Qué datos almacenamos?

Hostel Mate solo almacena metadatos sobre tu organización, sus propiedades y sus usuarios.

Almacenamos los siguientes datos con fines de autenticación:

• Nombres de usuario y/o direcciones de correo electrónico

Almacenamos los siguientes datos con fines de gestión de canales:

• Datos de la Propiedad (Nombre, Dirección, Email, Instalaciones, Imágenes, Tipos de habitación, Planes de tarifas, Disponibilidad, Precios y Restricciones)
• Metadatos de reservas (incluyendo, si existen: nombre del cliente, nombres de huéspedes, dirección del cliente y **referencias seguras de transacciones de pago, no los datos de la tarjeta**).

18.2. Defensa en profundidad

Como en cualquier proveedor SaaS de primer nivel, no existe una única capa que proteja los datos del cliente, sino una arquitectura sólida que contempla desde las medidas físicas de los centros de datos hasta los privilegios de acceso que determinan qué datos puede ver cada usuario. En Hostel Mate usamos este enfoque para proteger los datos de los clientes.

18.3. Procesos y políticas

La primera capa de defensa es contar con un conjunto claro y completo de procesos y políticas de seguridad para proteger los datos y usuarios de nuestros clientes. Hostel Mate aplica medidas de proceso y políticas que ponen la seguridad como prioridad desde nuestra base: las personas.

18.4. Control de cambios

Un proceso formal de control de cambios minimiza los riesgos asociados a modificaciones del sistema. El proceso permite rastrear los cambios y verificar que se han evaluado riesgos, interdependencias y que se han aplicado las políticas y procedimientos necesarios antes de autorizar cualquier cambio.

18.5. Formación

Los empleados de Hostel Mate autorizados para acceder a la plataforma reciben formación periódica centrada en el cumplimiento de las políticas corporativas de seguridad. Por ejemplo, el personal de DevOps y de Servicios Profesionales que pueda manejar datos sensibles recibirá formación regular en seguridad, auditoría, acceso y cumplimiento (p. ej., RGPD).

18.6. Acceso autorizado

Además de limitar el acceso del personal a las áreas de producción, el acceso operativo se restringe a un conjunto limitado de empleados de operaciones. El acceso se controla mediante una red físicamente separada e aislada de la red corporativa, garantizando que solo el personal autorizado pueda acceder al centro de datos. Todo el personal con acceso físico u operativo a entornos de producción recibe formación y todas las actividades se registran para auditoría.

18.7. Seguridad física

Los centros de datos de Hostel Mate cumplen estándares reconocidos de seguridad física y cuentan con HVAC y UPS redundantes N+1. Las medidas incluyen:

• Protocolos de tarjetas de acceso, escaneo biométrico y vigilancia interior y exterior 24/7
• Acceso limitado a personal de centro de datos autorizado: nadie puede entrar en producción sin autorización previa y escolta adecuada
• Todos los empleados del centro de datos pasan exhaustivas verificaciones de antecedentes

18.8. Seguridad de la infraestructura

Entre la capa física del centro de datos y la capa de aplicación de la plataforma, la infraestructura que soporta la solución implementa seguridad de forma integral y coordinada para proteger los datos del cliente.

18.9. Cortafuegos

Todo el acceso de red a los hosts virtuales está protegido por un cortafuegos multinivel en modo denegar-todo. El acceso a Internet solo se permite en puertos explícitamente abiertos y únicamente para un subconjunto de hosts. Además, todos los servidores de base de datos están detrás de un cortafuegos adicional.

18.10. Redes

Los servidores de la plataforma se asignan a grupos de seguridad con configuraciones específicas (nivel TCP/IP), junto con cortafuegos con estado a nivel de instancia. Se emplean VLANs separadas para dividir entornos de producción, pruebas y desarrollo, así como para segregar el tráfico de usuarios finales y el administrativo.

Hostel Mate emplea un modelo de seguridad de tres capas:

18.11. Endurecimiento de sistemas

Como en cualquier oferta SaaS, la plataforma utiliza múltiples tecnologías coordinadas para prestar el servicio, aunque muchas capacidades no sean necesarias. Siguiendo las mejores prácticas, nuestro equipo de DevOps inspecciona el conjunto para identificar servicios innecesarios y eliminarlos o deshabilitarlos, reduciendo vulnerabilidades.

18.12. Sin acceso root

Todo acceso de clientes a la plataforma se realiza a través de interfaces de usuario (UI), APIs y/o herramientas dedicadas. Cualquiera de estos métodos requiere usuario y contraseña con privilegios acordes al acceso solicitado.

Los clientes no tienen acceso root ni administrativo a ninguna parte del stack tecnológico de Enterprise Insights; el acceso solo se permite mediante la capa de aplicación (UI o API).

18.13. Cierre de puertos innecesarios

Como se indicó en la sección de Cortafuegos, cualquier puerto de cualquier servidor u host virtual que no sea necesario para operar la plataforma se deshabilita para eliminar oportunidades de intrusión externa.

18.14. Parches de seguridad

Hostel Mate aplica políticas y procedimientos rigurosos para actualizar todos los componentes de la plataforma (sistemas operativos, hipervisores, middleware, bases de datos, etc.) con los parches de seguridad de sus proveedores.

18.15. Retención de datos

Los datos de clientes no se almacenan más tiempo del necesario. Requerimos datos sobre propiedades, reservas y usuarios para ofrecer visualizaciones precisas y los eliminamos a petición o tras un periodo [máximo 30 días] después de cancelar la cuenta. Ten en cuenta que los datos exigidos por obligaciones legales o financieras (por ejemplo, registros de transacciones para fines fiscales) pueden conservarse más tiempo según la ley aplicable.

También se elimina información si deja de estar vigente o válida. Esto puede ocurrir por la desvinculación de servicios conectados, la cancelación de cuentas u otros eventos originados por proveedores conectados.

Los datos de la cuenta (Usuario, contraseña, propiedades, canales y reservas) se eliminarán en un plazo de 30 días desde la cancelación o a petición.

18.16. Conclusión

Nos enorgullece la vigilancia con la que protegemos los activos de datos de nuestros clientes y subrayamos que una organización de seguridad madura requiere dedicación coordinada en tecnología, políticas, procedimientos y personas. Este enfoque basado en riesgos demuestra fortaleza en cada capa, minimizando potenciales vulnerabilidades.

Queremos que nuestros clientes sepan que su información está suficientemente protegida y estaremos encantados de hablar más sobre estas prácticas.