Política de Retención y Eliminación de Datos
Gestionar una propiedad ya es suficientemente complicado sin tener que preocuparse por lo que ocurre con tus datos en segundo plano. En Hostel Mate, adoptamos un enfoque claro y centrado en las personas para la privacidad de los datos. Sabemos que la información que nos confías, desde el inventario diario de camas hasta los registros operativos, es el corazón de tu negocio.
Esta política está diseñada para explicarte exactamente cómo protegemos tu información, durante cuánto tiempo la conservamos y qué ocurre precisamente cuando llega el momento de separarnos. Sin jerga confusa, solo compromisos claros.
1. Cancelación de la suscripción y plazos de eliminación
Entendemos que las necesidades de los negocios cambian. Si decides cerrar tu cuenta de Hostel Mate, queremos que el proceso de salida sea lo más limpio y seguro posible. Utilizamos un proceso de eliminación por fases, que te protege de la pérdida accidental de datos si cambias de opinión, mientras garantiza que tus datos no permanezcan en nuestros servidores indefinidamente una vez que te vayas.
Fase 1: Los 10 días de bloqueo
Exactamente diez días después de que finalice oficialmente tu suscripción, tu espacio de trabajo entra en un "modo de bloqueo" seguro. Las configuraciones de tu propiedad, el historial de reservas y las cuentas del personal quedan completamente bloqueados. Durante este tiempo, los datos son totalmente inaccesibles para ti, tu personal y cualquier integración de API de terceros que hayas conectado.
Fase 2: Eliminación permanente a los 30 días
Treinta días después de la cancelación, iniciamos una purga completa e irreversible de tu cuenta. Tu espacio de trabajo y todos los datos operativos asociados se eliminan permanentemente de nuestros servidores de base de datos activos.
Importante: Si necesitas exportar tus registros para tus propios archivos o deseas reactivar tu cuenta, debes ponerte en contacto con nuestro equipo antes de que se cierre este plazo de 30 días. Una vez eliminados los datos de nuestros servidores activos, no podemos recuperarlos.
2. El ciclo de vida de los datos del plan Lite
Diseñamos el plan Hostel Mate Lite para ser una herramienta ligera y eficiente para operaciones más pequeñas. Para mantener el sistema funcionando sin problemas y mantener estrictos estándares de seguridad en este nivel, aplicamos un ciclo de vida de datos riguroso y automatizado.
Limpieza automática mensual: Para todas las propiedades que utilizan el plan Lite, los datos operativos e históricos se eliminan automáticamente de nuestros servidores activos exactamente una vez al mes. Este es un reinicio completo a nivel de sistema. Si tu negocio depende de estos datos para contabilidad, auditorías o informes históricos, es tu responsabilidad exclusiva descargar y exportar tus registros antes de que se produzca la limpieza mensual automatizada. Una vez que el sistema borra los datos, no se puede pausar ni revertir.
3. Cómo protegemos tus datos
Antes de que los datos sean eliminados, deben estar perfectamente protegidos. Tratamos la información de tu propiedad con el más alto nivel de seguridad, utilizando los mismos estándares que se esperan de las organizaciones empresariales.
Cifrado en tránsito y en reposo
Cada vez que los datos se mueven entre tu navegador y Hostel Mate, se protegen mediante cifrado TLS estándar del sector. Cuando tus datos están inactivos en nuestros servidores, permanecen fuertemente cifrados en reposo.
Acceso estrictamente limitado
La confianza requiere límites estrictos. Nuestros equipos de ingeniería y atención al cliente no pueden ver los datos brutos de tu propiedad. La única excepción es si nos concedes explícitamente acceso temporal y por escrito para resolver un problema técnico específico que hayas reportado.
Infraestructura de nivel empresarial
Hostel Mate opera sobre una infraestructura en la nube de primer nivel. Tus datos están protegidos por monitorización de seguridad continua, protocolos de detección de amenazas automatizados y cortafuegos avanzados diseñados para bloquear intentos de acceso no autorizado las 24 horas del día.
4. La fase final: copias de seguridad y erradicación
Es una práctica estándar en el desarrollo de software mantener copias de seguridad externas en caso de un fallo catastrófico del sistema. Hostel Mate no es diferente. Sin embargo, nos aseguramos de que los datos eliminados no permanezcan en estas copias de seguridad para siempre.
Cuando tus datos se eliminan permanentemente de nuestros servidores activos, ya sea por la cancelación completa de la cuenta al alcanzar los 30 días o por la limpieza mensual del plan Lite, entran en nuestro ciclo de sobreescritura de copias de seguridad.
Se necesitan hasta 30 días adicionales para que estos datos eliminados sean completamente sobrescritos y eliminados sistemáticamente de nuestras copias de seguridad cifradas de recuperación ante desastres. Una vez completado este ciclo, cada rastro de tus datos operativos es totalmente irrecuperable para cualquier persona, incluidos nuestros propios ingenieros de base de datos.
5. La excepción: cumplimiento legal y fiscal
Si bien estamos completamente comprometidos con la eliminación de los datos operativos de tu propiedad, existe una excepción inevitable. Como empresa registrada, estamos legalmente obligados a mantener un registro administrativo mínimo de nuestros clientes.
Archivamos de forma segura los datos de facturación básicos, las facturas y los registros de transacciones directamente relacionados con los pagos de tu suscripción a Hostel Mate. Esto es estrictamente para cumplir con los requisitos estándar de contabilidad, fiscales y legales. Aislamos completamente esta información administrativa y garantizamos que nunca se utilizará para marketing, perfiles de ventas o análisis de productos.
¿Preguntas o dudas?
La seguridad de los datos es una conversación continua. Si necesitas aclarar cualquier parte de esta política, o si necesitas ayuda para gestionar el uso de datos de tu propiedad, no dudes en contactarnos. Nuestro equipo está siempre disponible en contact@hostelmate.co.