Cambia el PMS de tu hostel sin perder ni una reserva
Envía la exportación de tu sistema actual, tal como está, a contact@hostelmate.co. Los archivos pequeños suelen quedar cargados en una hora, una propiedad completa en el día, y sigues recibiendo reservas todo el tiempo.
Cambiar de PMS no tiene por qué significar perder tus datos
Suele ser la primera pregunta cuando alguien está pensando en cambiar de sistema: ¿Qué pasa con todo lo que ya tengo?
Puede que ya tengas reservas futuras en el calendario, datos de huéspedes cargados, habitaciones y camas configuradas, notas dentro de las reservas y un equipo que no se puede permitir un cambio caótico.
Por eso nuestro onboarding está montado alrededor de la migración.
Si tu PMS actual te deja exportar los datos, revisamos los archivos contigo y te ayudamos a pasar a HostelMate todo lo que realmente merece la pena mover, para que no tengas que reconstruir la operación desde cero.
¿Quieres ver el paso a paso antes de decidirte? Empezá por cómo es una mudanza de sistema, y después la guía según de dónde vengas: cómo es el cambio desde un PMS de hotel, cómo dejar atrás el Excel o, desde que cerró Counter, cómo dejar atrás el Inbox de Hostelworld.
Importamos tus próximas reservas y, cuando tiene sentido, también parte del historial. Así no tienes que reconstruir el calendario desde cero.
- fechas de check-in y check-out
- asignación de habitación o cama
- nombres de los huéspedes
- precios y totales de la reserva
Un proceso de migración simple, hecho contigo
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1. Exportas los datos desde tu sistema actual
Normalmente esto incluye reservas, datos de huéspedes y cualquier otro reporte útil que tu PMS pueda generar.
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2. Envías los archivos a nuestro equipo de soporte
En cuanto los recibimos, los revisamos y comprobamos que se puede importar de forma limpia.
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3. Mapeamos los datos dentro de HostelMate
Ordenamos la información para que encaje con los campos y la estructura correcta de tu nueva cuenta.
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4. Importamos todo en HostelMate
Cuando está listo, hacemos la importación por ti.
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5. Revisas la configuración antes de salir en vivo
Antes de activar el sistema del todo, puedes comprobar que las reservas y la configuración se ven bien. Preferimos revisar las cosas con calma antes de que tu equipo dependa de ello cada día.
Onboarding rápido con soporte real
Con los archivos listos, los pequeños suelen quedar cargados en una hora y una propiedad completa en el día.
Y esa rapidez cuenta. La mayoría de hostels no tienen tiempo de sobra para reconstruir reservas futuras a mano o arreglar errores evitables después del lanzamiento.
Una importación guiada por soporte te deja empezar mucho más limpio y permite que tu equipo se concentre en poner la propiedad en marcha, no en apagar incendios.
Una diferencia importante: tu PMS no es lo mismo que tus canales de venta
Si vienes de Cloudbeds o BananaDesk, hablamos de sistemas que ya puedes estar usando para operar tu propiedad. Plataformas como Booking.com, Airbnb y Hostelworld son otra cosa: son canales donde los huéspedes hacen reservas.
Eso significa que en el onboarding hay dos frentes distintos: Mover los datos desde tu PMS actual y Conectar tus canales de reserva. Están relacionados, pero no son la misma tarea.
Conectar un canal empieza a traer las reservas nuevas a HostelMate. No trae las que ya estaban en ese canal, así que esas necesitan un paso más, justo después de mapear habitaciones y tarifas.
Hostelworld: en la conexión de Hostelworld, abre Manage Connection y pulsa Import Bookings. Trae de una vez todas las reservas que ya están en Hostelworld. Coworksurf y Mixdorm funcionan igual.
La forma más segura de salir en vivo
1. Exporta tus datos actuales: Saca desde tu PMS actual los archivos que necesites.
2. Importa en HostelMate las reservas clave y los datos de huéspedes: Así partes de una base sólida dentro del sistema nuevo.
3. Revisa tu configuración: Comprueba habitaciones, camas, reservas y disponibilidad.
4. Trae las reservas existentes de cada canal: Import Bookings para Hostelworld, Pull Future Reservations para los demás, y una exportación para lo que quede.
5. Conecta tus canales y sal en vivo: Cuando las reservas importantes y la configuración ya están en orden, el cambio es mucho más seguro.
- exportaciones de reservas
- exportaciones de datos de huéspedes
- configuración de habitaciones o camas
- información sobre tipos de habitación
- detalles de planes tarifarios, cuando aplique
- tu fecha objetivo de salida en vivo
Si no tienes claro qué reportes exportar, no pasa nada. Te guiamos sobre lo que más conviene sacar. La idea es que el proceso sea práctico y manejable, no convertirlo en una maratón administrativa.
Preguntas frecuentes
Sí, siempre que tu sistema actual te deje exportar. Reservas, datos de huéspedes y la configuración de habitaciones y camas pasan igual; nuestro equipo revisa los archivos primero y te dice de frente si algo no va a pasar limpio.
Lo que suele necesitar una segunda mirada son los campos personalizados y las facturas históricas, que cambian mucho de un sistema a otro. Todo lo que la recepción necesita para trabajar mañana a la mañana pasa sin drama.
Cloudbeds, BananaDesk, otros sistemas de hostel u hotel, Hostelworld Inbox y hojas de cálculo o archivos CSV. Si tu sistema actual exporta, podemos revisarlo.
Las reservas (fechas, camas o habitaciones, nombres de huéspedes y totales), los datos de huéspedes que incluya la exportación y la configuración de habitaciones y camas. Los campos personalizados y las facturas antiguas son lo que más cambia entre sistemas, así que te avisamos antes si no van a pasar bien.
Los archivos pequeños suelen quedar cargados en una hora, una propiedad completa en el día. Sigues recibiendo reservas todo el tiempo, y los canales se pasan de uno en uno.
A contact@hostelmate.co, o por el chat, tal como salen de tu sistema actual. No hace falta limpiarlos.
Las nuevas llegan en cuanto el canal está conectado. Para las que ya están en Hostelworld, abre Manage Connection en la conexión de Hostelworld y pulsa Import Bookings, que las trae de una vez. Si falta algo, expórtalo desde la extranet y envíalo a contact@hostelmate.co.
Las nuevas sí. Para las que ya estaban, usa Pull Future Reservations; si una plataforma no las entrega, expórtalas desde su extranet y las cargamos nosotros.
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